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Ca y est ! Elle est enfin arrivée... La version finale 2.0 de notre suite bureautique préférée est disponible depuis le 20 octobre. Nous avons décidé de vous donner ici un petit aperçu des fonctionnalités du tout nouveau module Base. Comme son nom l'indique, ce module permet de créer des bases de données, puis de les administrer, de créer des requêtes, etc., tout comme son analogue propriétaire MS Access.

Création d'une base de données

Dès que vous ouvrez un nouveau document Base (Applications > Bureautique > OpenOffice.org Base), l'assistant de création de base de données se lance automatiquement. Vous pouvez au choix, créer une nouvelle base, ouvrir une base déjà existante ou vous connecter à une base disponible sur le serveur. Dans notre cas, nous choisissons, la première option. Cliquez ensuite sur le bouton Next.
Après validation, vous vous trouvez face à l'interface principale de OOo Base (Fig. 1). Celle-ci se divise en 3 parties :

• A gauche, les différents éléments de la base de données : les tables, les requêtes, les formulaires et les rapports. Vous n'avez qu'à cliquer sur l'icône correspondante pour accéder à l'un ou l'autre des éléments.
• En haut, les différentes tâches liées aux objets qui se trouvent sur la gauche.
• En bas, la liste des objets.

Fig.1 : L'environnement de travail d'OOo Base.

Création des tables

Une table rassemble l'ensemble des enregistrements concernant un groupe de données. Une base de données comprend en général plusieurs tables. Trois options vous sont offertes :

• créer une table en mode ébauche, ce qui signifie que vous créez vous-même les différents champs en précisant leurs types (Fig. 2) ;

Fig.2 : L'utilisation du mode " ébauche " nécessite de s'y connaître un minimum en gestion de base de données.

• utiliser l'assistant de création de table, qui vous propose des exemples de tables prédéfinies, d'usage plus ou moins courant, dans les domaines professionnel et personnel ;
• créer une vue (cette option permet de créer une vue précise d'une table en précisant le nom des champs à afficher).

L'utilisation de l'assistant (deuxième choix dans la liste des tâches) est vivement conseillée aux novices, car il permet de créer rapidement et facilement les tables, sans connaissance préalable en administration de base de données. Et il fait très bien les choses...
1ère étape : Sélectionner les champs de la table
Deux catégories de tables vous sont proposées : professionnelle et personnelle, chacune comportant des tables prédéfinies en rapport avec la catégorie. Ainsi, dans la catégorie professionnelle, vous trouverez les tables : clients, fournisseurs, contacts, produits, employés, transactions, etc. La catégorie personnelle, quant à elle, vous propose : adresses, collections de CD/DVD/livres, gestion de vos plantes vertes (!), gestion de vos exercices sportifs, etc.
Choisissez celle qui correspond à vos besoins. Pour notre exemple, nous choisissons la table " collection de DVD ".
Constatez alors que chaque table comporte des champs prédéfinis (colonne de gauche). À vous de sélectionner ceux qu'il vous faut et de les insérer dans votre table (colonne de droite) à l'aide du bouton fléché (Fig. 3). Notez que vous pouvez à tout moment changer l'ordre des champs que vous insérez à l'aide des boutons " flèche haut " et " flèche bas " (à droite).

Fig. 3 : L'assistant de création de table est très simple d'utilisation et vous facilitera grandement les choses.

2ème étape : Choisir le type et le format des champs
Chaque champ possède un type (texte, numérique, etc.) et un format par défaut. Vous n'avez donc rien à faire ici, à part vérifier les informations prédéfinies et éventuellement les modifier si besoin.
3ème étape : Créer la clé primaire
La notion de clé primaire est très importante. Celle-ci est un champ ou une combinaison de plusieurs champs permettant d'identifier de façon unique et sans ambiguïté un enregistrement dans une table. Elle sert à établir des relations entre tables et chaque table doit en contenir une.
Dans notre cas, aucun des champs de la table " collection de DVD " ne peut être unique. En effet, deux DVD peuvent avoir le même réalisateur, les mêmes acteurs, etc. Éventuellement, le champ " titre " pourrait faire office de clé primaire, car les films sont sensés avoir un titre unique. Mais pour plus de sûreté, nous allons créer un nouveau champ pour la clé primaire, qui sera une numéro identifiant (id), en cochant l'option " Ajouter automatiquement une clé primaire ".
4ème étape : Nommer et enregistrer la table
Après avoir donné un nom à votre table, trois options vous sont proposées : entrer des données dans la table, modifier la mise en forme de la table ou créer un formulaire à partir de cette table. Pour l'instant, nous allons choisir la première option et saisir des données dans notre table. Appuyez enfin sur Créer.

Saisie des enregistrements

L'interface principale comporte désormais une table intitulée " Collection-DVD " sous l'onglet Tables. Double-cliquez sur celle-ci pour accéder au tableau dans lequel vous allez saisir les données. Ce tableau comporte autant de colonnes que vous avez défini de champs. Dans notre cas : TitreFilm, AnnéeSortie, Réalisateur, Acteurs, Genre.

Fig. 4 : Saisissez les enregistrements en renseignant les champs obligatoires.

Un enregistrement correspond à une ligne, il faut donc remplir chaque case de chaque ligne (Fig. 4). Cependant, ceci n'est pas une obligation. Tout dépend de ce que vous avez précisé lors de la création des tables, pour l'option " Saisie requise ". Les champs pour lesquels vous avez paramétré " Oui " pour " Saisie requise " ne peuvent pas être vides.
La colonne AnnéeSortie nous pose problème : le format par défaut n'est pas adapté à notre besoin. Nous aimerions en effet  ne pouvoir saisir que l'année et nom une date complète du format JJ/MM/AA par exemple. Pour modifier le format, effectuez un clic droit sur le titre de la colonne et choisissez " Formatage de la colonne ". Vous pouvez alors redéfinir le format qui convient, en choisissant parmi les formats proposés ou créer un nouveau format (dans la catégorie " défini par l'utilisateur "). Dans notre cas, notre nouveau champ est de type Texte[VARCHAR] et de format AAAA.
Lorsque vous avez saisi tous vos enregistrements, enregistrez et revenez à l'interface principale. Vous pouvez à présent afficher le contenu de la table dans la zone de droite, en cliquant sur la petite flèche noire et en choisissant " Document ".
Notez qu'à tout moment, vous pouvez accéder au menu contextuel de la table via un clic droit sur le nom de la table (modifier les enregistrements, modifier le titre de la table, supprimer la table, etc.). Lorsque vous cliquez sur " Modifier ", vous obtenez l'ébauche de la table. L'ébauche est en fait la structure de la table, le nom des champs et la forme qu'ils vont prendre. Pour ajouter un champ, il suffit d'ajouter une nouvelle ligne à l'ébauche de table (saisir le nom et le type du champ).
Notez qu'à chaque fois que vous sélectionnez un type de champ, la partie basse de la fenêtre vous propose des informations complémentaires : saisie requise (oui ou non), longueur (en nombre de caractères), valeur par défaut et exemple de format.

Utilisation des données dans OOo Calc

Lorsque vous travaillez sur un tableur, il est parfois utile d'avoir certaines données sous la main. Or, il est possible d'accéder très facilement à votre base de données depuis un document OOo Calc. Ouvrez un nouveau document dans Calc. Cliquez dans le menu Affichage > Source de données. Une fenêtre s'ouvre alors dans la partie supérieure de l'interface. À gauche se trouve la liste de vos bases de données (sous forme d'arborescence). La partie droite est destinée à l'affichage des données contenues dans la table sélectionnée (Fig. 5).

Fig. 5 : Il est possible d'accéder facilement à votre base de données depuis un document OOo Calc.

Si votre base de données n'est pas présente dans la liste, allez dans le menu Outils > Options > OpenOffice.org Base > Bases de données, puis cliquez sur le bouton Nouveau et naviguez dans l'arborescence jusqu'à l'endroit où se trouve votre base, puis validez. Votre base apparaît maintenant dans la liste.

Rechercher des enregistrements

La barre d'instruments de Calc comporte une fonction de recherche et de filtrage. En cliquant sur l'icône de recherche, vous faites apparaître la fenêtre de recherche d'enregistrement. C'est ici que vous indiquerez tous vos critères de recherche. Les résultats retournés par la recherche sont encadrés de rouge dans la table et l'option " Statut ", au bas de la fenêtre de recherche, vous indique le rang de l'enregistrement.
Si votre table contient plusieurs occurrences du motif recherché, cliquez sur le bouton Rechercher plusieurs fois de suite, pour les voir toutes.
Plusieurs fonctions de tri sont à votre disposition. Le filtre standard vous permet de saisir jusqu'à trois critères de tri. L'auto-filtre, quant à lui, est beaucoup plus pratique pour n'afficher que les enregistrements correspondant à un critère. Son utilisation est simple : cliquez sur la cellule contenant la valeur du filtre (ex. : " 2001 "), puis cliquez sur l'icône d'auto-filtre. Tous les enregistrements comportant le motif 2001 s'affichent alors à l'écran.
Pour revenir à l'affichage normal (liste complète des enregistrements), cliquez sur l'icône " Supprimer le filtre/tri ".
Pour insérer rapidement un ou plusieurs enregistrements dans le document en cours, il suffit de cliquer sur l'icône " Données dans le texte ", après avoir sélectionné une ou plusieurs lignes. Les données s'insèrent alors dans la feuille de calcul, les noms des champs sont recopiés en tête de colonnes. À noter : pour sélectionner tous les enregistrements, il suffit de cliquer sur le carré qui se trouve dans le coin supérieur gauche de la table.
Les fichiers Calc peuvent aussi être utilisés comme source de données, mais ils offrent beaucoup moins de possibilités que Base.

Création d'index

Un index est en fait une liste alphabétique de tous les termes contenus dans chaque champ de la base. Il permet de vérifier rapidement si la chaîne de caractères saisie existe dans la base, et ainsi d’optimiser les temps de recherche et de requête. Certes, dans notre cas, la création d'un index n'est pas vraiment une nécessité, car notre base ne comporte que quelques enregistrements. Néanmoins, il se pourrait qu'un index devienne nécessaire, au fur et à mesure que vous ajouterez des enregistrements.
Pour créer un index, effectuez un clic droit sur le nom de la table (dans l'interface principale) puis choisissez Modifier, afin d'afficher l'ébauche de la table. Cliquez ensuite sur l'icône " Ébauche d'index ". Dans cette nouvelle fenêtre, cliquez sur l'icône qui se trouve tout à gauche, qui signifie " nouvel index ". " Index1 " s'inscrit alors dans la fenêtre ; vous pouvez modifier ce nom si vous le souhaitez. Ensuite, il vous faut sélectionner le champ auquel l'index doit se référer et l'ordre de tri. Enfin, indiquez si l'index doit être unique ou non (lorsqu'un champ d'index est marqué comme unique, il n'est bien entendu pas possible de répéter une entrée).

Créer un rapport

Les rapports permettent de mettre en forme des données issues de votre base, dans un document texte OOo Writer. Pour créer facilement un rapport, il suffit de cliquer sur l'icône " Rapports " de l'interface principale (à gauche), puis choisir " Utiliser l'assistant de création de rapport " dans le cadre Tâches.
Un nouveau document Writer s'ouvre alors ; il comporte les informations suivantes : Titre, Auteur, Date. Un assistant est lancé pour vous aider à mettre en forme ce rapport.
Il faut tout d'abord sélectionner la table ou la requête sur laquelle vous souhaitez travailler, puis choisir les champs que vous souhaitez voir figurer dans le rapport. Vous pourrez à tout moment contrôler la mise en page, car votre document à l'arrière-plan est modifié au fur et à mesure des choix que vous effectuez.
L'étape suivante concerne l'étiquetage des champs (noms à modifier si nécessaire). L'assistant vous propose ensuite d'ajouter des niveaux de groupement. Un groupement permet de classer les données en rapprochant certains champs, dans un certain ordre. Ceci conditionne la mise en page du rapport. L'étape suivante vous permet d'appliquer éventuellement des critères de tri sur les champs sélectionnés.
La dernière étape vous permet d'enregistrer votre rapport selon deux modèles au choix :

• rapport statique : cette option implique qu'à chaque ouverture du rapport, vous retrouverez les données telles qu'elles étaient au moment de l'enregistrement du rapport.
• rapport dynamique : cette option permet de générer un rapport lié à la base de données qui sera mis à jour si celle-ci est modifiée. Le document comportera un lien vers la base de données.

Cliquez finalement sur le bouton Créer pour observer le rapport généré.

Créer une requête

Une requête a trois fonctions principales :

• la réalisation de vues, présentant tout ou partie des données contenues dans la base de données ;
• la maintenance de la base (archivage ou suppression des enregistrements obsolètes, suppression des doublons, etc.) ;
• la recherche d'enregistrements dans la base, selon certains critères.

Cliquez sur l'icône " Requêtes " (sur la gauche de l'interface principale) et sélectionnez l'option " Créer une requête en mode ébauche " dans le cadre Tâches.
Il faut tout d'abord sélectionner une table. Lorsque cela est fait, votre table est matérialisée dans le cadre supérieur de la fenêtre. Elle contient le nom des champs.
Nous souhaitons ne faire apparaître que les enregistrements dont le champ " AnnéeSortie " a pour valeur 2001 et afficher le titre du film correspondant. On sélectionne tout d'abord le premier critère de recherche, " AnnéeSortie " (double-clic sur le nom du champ). Celui-ci apparaît dans le cadre inférieur de la fenêtre. La table sur laquelle est effectuée la requête s'affiche automatiquement (ligne " table "). On double-clique ensuite sur le champ " Titre ", qui s'affiche lui aussi dans le cadre inférieur, dans une deuxième colonne.
Dans la ligne " Critère ", dans le colonne " AnnéeSortie ", nous écrivons " 2001 ".
Pour finir, la requête est exécutée en cliquant sur l'icône appropriée de la barre d'outils. Les résultats s'affichent alors dans la partie supérieure de la fenêtre.

Fig. 6 : Les requêtes permettent d'interroger la base selon certains critères et ainsi de supprimer les enregistrements obsolètes ou les doublons.

Conclusion

Sachez que OOo Base vous permet non seulement de créer de nouvelles bases de données, mais vous aurez aussi la possibilité de vous connecter à une autre base de données, déjà existante de type dBase, MS Access, SQL, etc. Les utilisateurs de MS Windows n'auront plus aucune excuse pour ne pas se mettre définitivement à OOo !
Un bémol cependant : à ce jour, malgré l'annonce de la version finale 2.0, le module Base demeure encore imparfait. Nous avons en effet rencontré quelques bugs lors de son utilisation (notamment au moment de la création du rapport). Cependant, nous ne leur en tiendrons pas rigueur, car OOo Base n'en est qu'à ses débuts et il est certain que l'équipe de développeurs d'OpenOffice.org veillera à supprimer rapidement ces quelques imperfections.

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