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Le monde de l'entreprise évolue. Les dirigeants doivent réagir de plus en plus vite. Pour cela, ils s'équipent avec des logiciels prévus à cet effet : les ERP ou Enterprise Ressource Planner. En tête des ventes, vous trouverez bien sûr les géants du logiciel de gestion mais également une multitude de produits codés en Windev. Ces derniers n'en sont pas moins chers pour autant, malgré le cruel manque de fonctionnalités. Désormais, les Logiciels libres entrent dans ce marché si fermé. Dolibarr est l'une de ces offres disponibles.

Dolibarr est en premier un projet interne à l'entreprise Lolix. Lors de la création de cette société en 2000, Rodolphe Quiédeville voulait un système de gestion complet. Seulement, après avoir présenté le projet à plusieurs personnes, il a décidé de le redistribuer en tant que Logiciel libre. Les contributeurs aujourd'hui actifs sont arrivés sur le projet en 2004. Au tout début du développement, Rodolphe Quiédeville a beaucoup utilisé Links. De ce fait, l'application en elle-même s'utilise très facilement sur la plupart des navigateurs. Cette possibilité semble tout à fait appropriée pour les personnes souffrant de handicap visuel. Malheureusement, la norme WAI 1 n'est encore ni respectée ni testée.

1 Web Accessibility Initiative. Ces normes garantissent l’accès d’un site aux personnes atteintes d’un handicap.

Cependant, Dolibarr n'est pas l'unique ERP libre disponible. TinyERP [1], par exemple, propose une interface native, contrairement à Compiere [2] ou ERP5 [3] qui utilisent le web. Compiere dispose d'une traduction française payante. Chacun de ces logiciels a des avantages indéniables mais également des défauts. Vous devrez donc choisir le logiciel qui vous convient en fonction de vos besoins. Vous ne pourrez le savoir qu'en les testant, les uns après les autres. Cet article ne traite pas de la comparaison entre divers logiciels mais uniquement de l'utilisation de Dolibarr [4].
Vous trouverez un autre article sur la personnalisation de cet ERP dans le numéro de Linux Magazine de novembre 2005.

Fig. 1 : Le panneau de configuration

Installation

Dolibarr nécessite obligatoirement un serveur avec Apache, PHP et MySQL. Les extensions Curl, GD et cli pour PHP et une configuration très permissive sont demandées. Il faut copier le contenu du répertoire
dolibarr dans le répertoire parent de celui qui contient les pages web. Ainsi, si les pages sont situées dans /var/www/htdocs, les fichiers doivent être copiés dans
/var/www. Un fichier htdocs/conf/conf.php et un répertoire htdocs/documents sont à créer dans le dossier d'installation. Les droits d'écriture pour l'utilisateur d'Apache à ces deux entités sont nécessaires. Lancez votre navigateur web à l'adresse http://localhost/install/index.php et suivez les instructions pour l'installation. Le répertoire htdocs/install doit être supprimé pour des raisons de sécurité.
Cependant, il est fortement recommandé d'utiliser la version CVS lorsque le serveur utilise PHP5. La commande suivante permet de récupérer Dolibarr sur le serveur CVS.

export CVS_RSH="ssh" >> cvs -z3 -d:ext:anoncvs@savannah.nongnu.org:/cvsroot/dolibarr co dolibarr

Une autre solution consiste à renommer la fonction clone en dclone et modifier tous les appels vers cette dernière. En effet, clone est désormais un mot réservé de PHP.

Administration

Après l'installation, un compte d'administrateur est disponible. Un lien Configuration est accessible sur le menu de droite. Les différentes options sont affichées après un clic sur ce lien. Le menu supérieur permet de changer d'écran, revenir en arrière ou utiliser un module de Dolibarr que nous nommerons " métier ". Le panneau général s'affiche lorsque nous rentrons dans la configuration. Les informations doivent être modifiées en fonction de l'entreprise. Pour cela, cliquez simplement sur Éditer en bas de la page. Les données classiques telles que le nom, l'adresse, le téléphone, la forme juridique, le SIRET, le SIREN, le numéro de TVA intracommunautaire mais également une option de gestion de la TVA y sont présentes. Comme Dolibarr ne s'adresse pas qu'aux entreprises, un paramètre permet de définir si la personne morale est assujettie à la TVA ou non. N'oubliez pas de cliquer sur le bouton Enregistrer en bas de la page. Le comportement des menus, la langue et les couleurs peuvent être modifiés dans le menu interface. Les boîtes correspondent aux catégories affichées sur la page d'accueil. Vous pourrez les configurer dans le menu adéquat. Les triggers, quant à eux, sont des entités fortement utiles. Ils permettent d'utiliser Dolibarr en collaboration avec d'autres applications. Le trigger webcal fourni communique avec le logiciel du même nom. Ainsi, en plus de l'ERP, un calendrier collaboratif est à la disposition des employés. Le menu dictionnaires ne correspond nullement aux options de langue. Il s'agit en fait des données spécifiques et de quelques constantes. Par exemple, vous y trouverez la liste des pays, des monnaies et des départements. Le menu divers contient la définition de constantes variées, notamment pour l'édition de factures. Sur cet écran, les paramètres se modifient les uns après les autres : vous devrez cliquer sur le bouton correspondant à chaque changement. Enfin, un résumé de votre configuration d'Apache, de PHP et de Dolibarr est disponible dans le menu Système (voir Fig.1).
Comme vous pouvez le voir, il manque deux options dans la description précédente. Les modules sont les différentes extensions de Dolibarr. Si aucun d'entre eux n'est activé, le système ne peut pas être utilisé. Les modules sont classés par type (standard ou spécial) et par catégorie (gestion client, compta ou encore interfaces). Certains d'entre eux proposent un menu de configuration après leur activation. Vous y trouverez alors les modèles et les systèmes de numérotation pour chacun des types de documents générés. Ces derniers peuvent être des factures, des propales (appelées également propositions commerciales ou encore devis), des bons de livraison, etc. Chaque option est bien documentée. Il s'agit d'un point fort de Dolibarr. En plus de cela, chacune des fonctionnalités dispose de permissions par défaut et spécifiques à chacun des utilisateurs ou groupes. Le commercial ne pourra pas modifier les comptes ou passer une commande à un fournisseur si la configuration est définie dans ce sens.
Par ailleurs, il vous faudra sûrement ajouter des utilisateurs. Dans tous les cas, créez-en au moins un. Le compte administrateur vous servira uniquement pour les tâches d'administration. Cela se réalise en retournant à l'Accueil et en cliquant sur Utilisateurs & Groupes. Il est possible de rentrer un nom, un prénom, la société et même une photo pour chaque utilisateur. Une fois que vous aurez attribué les bonnes permissions via l'onglet de la fiche personnelle, votre système sera prêt à l'emploi.

L'art d'utiliser l'ERP

Un utilisateur ayant la totalité des permissions verra apparaître l'ensemble des " métiers " dans le menu supérieur. Par exemple, la gestion des clients, les contrats et les propositions commerciales sont disponibles dans Commercial. Le menu de gauche changera si l'interface par défaut a été sélectionnée pour le comportement de ce menu. Pour bien illustrer l'utilisation, nous prendrons un exemple simple. Le but est de facturer au client trois journées de développement à 500 euros, un serveur à 5000 euros avec une remise de 10% et un hébergement sur 1 mois de ce dit serveur. Ce dernier a d'ailleurs été acheté à la société JeVeuxUnServeur pour 2500 euros. L'ensemble est taxé par la TVA à 19,6%. Un contrat fixe la durée d'hébergement à un an à un taux constant. De plus, un acompte de 30% doit être réglé par le client sur le matériel et le développement. Il s'agit donc d'un projet complet. Tout d'abord, il faut bien sûr s'intéresser à la comptabilité. La position de Rodolphe Quiédeville est simple : Dolibarr n'a pas et n'aura pas de plan comptable ! Vous pourrez néanmoins vous intéresser à GnuCash pour cette partie. Mais alors, que faire avec ce module de trésorerie ? Dans notre exemple, il permettra tout simplement de visualiser les flux financiers avec les clients et les fournisseurs. Le comptable devra recopier les opérations dans son logiciel. D'ailleurs, vous pourrez coder une interface pour gérer cela automatiquement.
Pour une petite structure, un simple compte bancaire général est suffisant. La comptabilité proprement dite doit être réalisée à part. Il suffit de cliquer sur le métier Compta/Tréso puis sur Banque et sur le bouton Nouveau compte financier et Nouveau pour accéder à la page de création d'un nouveau compte. Vous pourrez également définir des comptes généraux dans le paramétrage mais la double entrée n'est pas supportée.
Il faut alors définir les produits et les services nécessaires pour le client souhaité. Vous trouverez l'onglet correspondant dans le menu supérieur. Ensuite, il faut cliquer sur Produits, Nouveau produit. Nous attribuons alors la référence (ServStd01), le libellé (Serveur standard pour l'hébergement), le prix de vente (5000 euros) et indiquons la TVA et l'état (en vente). Une description détaillée et une petite note peuvent être rajoutées. Il est possible de définir un code barre et de modifier l'état des stocks sur ce produit après la validation. Le service " Journée de développement spécifique " doit alors être créé de la même manière. Il portera la référence " DevStd1j " et aura un coût de 500 euros.

Fig. 2 : l'onglet " compta " de la fiche client

L'hébergement de serveur pour 350 euros sur un mois sera également ajouté.
Nous devons maintenant créer un client. Nous l'appellerons tout simplement " UnClient ". Cela se réalise en cliquant sur le métier Commercial puis sur Nouveau client. Un formulaire relativement complet s'affiche. Un contact doit être ajouté après la validation de la création du client. Sans cela, il est impossible de facturer. Comme le client a commandé du développement, nous allons l'inclure dans un projet. Pour cela, il faut retourner à la fiche client et cliquer sur l'onglet Société. Le bouton Créer projet est alors disponible. La référence du projet sera " PRJ0001 " et son libellé " Site web " (Fig. 2).
La création du contrat se réalise en cliquant sur le bouton Créer contrat en bas de la fiche client. Un formulaire demande notamment le nom du projet. Ici, ce sera " Site Web ". Après la validation, il est possible de rajouter les différents produits et services signés avec le client (un serveur avec 10% de remise, trois jours de développement et douze mois d'hébergement). Il faudra le confirmer à la signature. Un bandeau très visible demande si l'opération souhaitée doit avoir lieu. En effet, après cela, il est impossible de supprimer le contrat ! Si le client n'avait pas pris l'hébergement, nous aurions fait une proposition commerciale. Le cheminement reste identique, vous ne serez donc pas perdus. Cependant, la propale est générée automatiquement. De ce fait, il suffit d'imprimer le fichier PDF obtenu et de l'envoyer au client.
Le commercial a terminé son travail. Le serveur doit être commandé au fournisseur. Il fera partie d'un lot de vingt machines identiques. Bien sûr, il faut d'abord créer le fournisseur. Pour cela, il suffit d'aller dans le métier Fournisseurs puis dans le menu Nouveau Fournisseur. Une fois validé, le fournisseur doit être ajouté au produit " Serveur standard pour l'hébergement ". Cette étape se réalise dans la fiche client, après un clic sur l'onglet Fournisseurs. Il faut alors ajouter la société JeVeuxUnServeur sur des lots d'un serveur à 2500 euros. Pour passer la commande, il faut revenir sur la fiche fournisseur. La société JeVeuxUnServeur fait une réduction de 3% vu la quantité de produits demandée. La commande doit être validée puis confirmée à l'envoi. Lors de la réception du colis, la commande et le stock sont à mettre à jour. Bien sûr, une facture doit être créée avec la commande. De même, le paiement émis est à inscrire dans Dolibarr. La facture sera classée payée dès la confirmation de l'encaissement par le fournisseur.
Les stocks peuvent également être sommairement gérés par Dolibarr. Pour cela, l'onglet Stock de la fiche produit propose quelques options intéressantes. Tout d'abord, un entrepôt doit être créé la première fois via le menu Nouvel entrepôt. Il faut alors corriger le stock en ajoutant 20 serveurs. Bien sûr, vous devrez revenir à cette page à chaque entrée ou sortie de matériel. Un onglet statistiques vous indique notamment le nombre de produits vendus et propose quelques graphiques intéressants.
Pour le moment, le client n'a signé qu'un contrat. Mais il doit également émettre le paiement de l'acompte. D'ailleurs, le chèque est arrivé ce matin au service comptabilité. Pour cela, il faut revenir au contrat dans Dolibarr et cliquer sur le bouton Créer facture. Il suffit de vérifier les informations et de créer le brouillon. La facture devra être validée avant d'être envoyée. Le montant total TTC à payer s'élève alors à 7 594,60 euros. Les 30% d'acompte représentent 2 278,38 euros. Il faut donc cliquer sur le bouton Émettre paiement et enregistrer le chèque. La fiche de la facture indique que le client devra encore payer 5 316,22 euros.
C'est au tour des développeurs d'intervenir. En trois jours, il va falloir configurer et installer le système sur le serveur mais également développer les templates du site web. Tout est déjà défini dans le contrat, il suffit juste de coder en utilisant les outils déjà existants. Bien sûr, ce n'est pas en trois jours que l'on peut créer un site web de toute pièce. Il s'agit seulement de l'adaptation d'un modèle existant. La définition des différentes tâches se réalise directement dans la fiche du projet. L'onglet Tâches est prévu à cet effet. Malheureusement, la gestion d'un projet est très sommaire. Les employés doivent inscrire le temps passé sur une tâche. Le cumul d'heures sera alors incrémenté de ce temps. Pour le projet en question, nous avons les tâches " Configuration du serveur ", " Modification du template x ", " Modification du template y " et " Modification du template z ". Bien sûr, les lettres x, y et z doivent être remplacées par des noms plus explicites. L'exemple utilisé est théorique, les lettres conviennent pour l'explication, mais pas dans un cas réel. Si vous avez besoin d'une plate-forme plus complète pour les développeurs, vous pourrez activer le calendrier WebCalendar ou encore utiliser une autre application comme dotProject. Il reste tout à fait possible d'intégrer une communication entre dotProject et Dolibarr en la développant. En effet, ces deux applications reposent sur les mêmes technologies et Dolibarr reste très ouvert aux communications avec les autres logiciels.
Les différents services du contrat doivent cependant être gérés à tout moment. Par exemple, le développement doit être activé dès que les développeurs commencent le travail. De même, il devra être fermé dès la fin des travaux. L'activation se réalise dans la liste des services du métier Commercial et du menu Contrats, Services. Le carré blanc à la droite de la ligne indique l'inactivité. En cliquant dessus, l'activation du service est proposée. Si elle est validée, le carré devient vert. La clôture du service se réalise de même. Le carré est alors barré et de couleur blanche.
Il ne reste plus qu'à valider le deuxième chèque, terminant ainsi le paiement. Il suffit de cliquer sur le bouton ""Émettre un paiement"" et enregistrer le chèque comme précédemment. Une fois qu'il ne reste plus rien à payer, la facture doit être classée " payée ". Évidemment, il faudra facturer l'hébergement pour les 11 mois restant. Pour ce faire, une facture mensuelle doit être déclarée. Tout commence par la création d'une facture dans la fiche du contrat. Elle comporte l'hébergement du deuxième mois. Elle devra être validée. Un bouton avec le libellé Récurrente est apparu. En cliquant sur ce dernier, vous atteindrez le formulaire de création de facture récurrente. Désormais, lors de la création d'une facture pour le client en question, un menu déroulant permet de sélectionner une des factures récurrentes. Ces dernières agissent comme des modèles et facilitent le travail. Malheureusement, cela ne semble pas permettre la facturation automatique.
Le dernier point abordé dans cet article concerne les actions. Ces dernières permettent de recenser les appels téléphoniques, les rendez-vous, l'envoi ou la relance de facture et tout autre contact avec le client. Ainsi, les rapports de visite sont tout simplement générés automatiquement. La création d'une action se réalise à partir de la fiche client concernée. Les notes de frais quant à elles ne sont tout simplement pas gérées. Dolibarr n'est pas un logiciel de comptabilité.
Ce tour d'horizon ne suffit pas pour présenter l'ensemble du logiciel. Il manque notamment la configuration des flux RSS, le fonctionnement avec WebCalendar ou encore le module de téléphonie ou la gestion des énergies. Non seulement, Dolibarr est très complet sur le plan des fonctionnalités, mais en plus, il peut être personnalisé facilement. L'avantage d'un Logiciel libre dans ce domaine est relativement simple : l'entreprise n'a pas à payer la base, mais une adaptation. Cela donne une certaine garantie. D'une part, si l'adaptation se déroule mal, la base en elle-même est utilisable. D'autre part, si les auteurs décident d'abandonner le projet, le code est ouvert. Le basculement vers un autre logiciel en sera largement simplifié. Un dernier atout à retenir est la collaboration entre plusieurs applications. Même si, par défaut, peu de logiciels sont compatibles avec Dolibarr, les ressources pour développer un workflow existent. Mieux encore, Dolibarr respecte les grands standards du web et fonctionne parfaitement bien avec les navigateurs textuels. Même si la norme WAI n'est pas testée, l'application complète est accessible. Plus que du Logiciel libre, Dolibarr pourrait très bien permettre à des personnes souffrant de déficience visuelle d'accéder à la gestion au sein d'une entreprise.

Liens
[1] http://www.tinyerp.com
[2] http://www.compiere.org
[3] http://www.erp5.org
[4] http://www.dolibarr.com

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