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Établir des factures claires et valides, rapidement et facilement, c'est désormais possible avec FactOOor. Basé sur le module tableur Calc et sur le module de base de données Base, FactOOor séduira sans aucun doute les TPE et PME qui souhaitent bénéficier des fonctionnalités de base sans pour autant s'encombrer d'une application trop complexe pour générer et gérer leurs factures. Découvrons aujourd'hui à quoi ressemble ce dernier-né de chez OpenOffice.org...

Installation

Tout récemment sorti de l’œuf, FactOOor bénéficie encore actuellement de quelques retouches de la part de ses créateurs. Néanmoins, il est déjà opérationnel et c'est avec une grande facilité que nous avons pris ce nouvel outil en main.
FactOOor est un facturier qui utilise Calc pour l'interface de gestion, Base pour la conservation des données et un ensemble de macros pour son fonctionnement. Pour télécharger FactOOor, rendez-vous sur le site : http://www.forum-openoffice.org/?ressource (et cliquez sur le lien " Obtenir " qui se trouve en bas à droite de l'écran). L'archive .zip que vous obtenez contient :

• Un fichier BaseFactOOor.odb (la base de données). Vous y enregistrerez notamment les coordonnées de vos clients et les caractéristiques de vos produits.
• Un fichier FactOOor.ods (un tableau de données). Ce tableur est constitué de deux onglets : une facture " type " qu'il ne vous reste plus qu'à compléter, et un deuxième onglet comportant une interface de gestion des factures en attente et des statistiques.
• Un petit guide d'utilisation en PDF.
• Le texte de la licence GPL, licence qui régit ce logiciel.

Fonctionnalités

Fact'OOor est destiné à fonctionner sur les systèmes GNU/Linux, Windows et Mac OS X. Il est vraiment simple à utiliser et est doté des fonctionnalités basiques que l'on s'attend à trouver dans un logiciel de facturation :

• gestion des clients ;
• gestion des produits ;
• gestion des factures impayées ;
• calcul du chiffre d'affaire et du total TVA ;
• exportation des factures/devis/avoirs au format PDF.

Bien entendu, le module Base vous permettra également de générer des rapports à partir des diverses tables de données.

Première approche

Commençons par découvrir le tableur. À l'ouverture de ce fichier, OpenOffice vous lance un avertissement concernant les macros contenues dans le document (Fig. 1). À ce moment, il est bien entendu dans votre intérêt de cliquer sur Activer les macros pour profiter pleinement des fonctionnalités de FactOOor.

Le document que vous avez sous les yeux est doté d'un " tableau de bord " (sur la droite), qui vous permettra de gérer le facturier en lui-même (Fig. 2) : choix du type de document, sélection du client, sélection des produits et génération de documents PDF pour l'impression.
Par défaut, le document est de type " facture ". Constatez dès à présent que vous pouvez également éditer des documents de type " devis " ou " avoir " en effectuant votre choix dans le menu déroulant qui se trouve en haut à droite du document (champ Document). Par ailleurs, le document est automatiquement daté de la date du jour.

Alimenter la base de données (clients et produits)

Pour pouvoir utiliser ce document, il faut impérativement enregistrer la base de données associée. Pour cela, cliquez dans le menu Outils -> Options, puis dans la fenêtre des options, choisissez le module OpenOffice.org Base dans la colonne de gauche. Cliquez alors sur Bases de données, puis sur le bouton Nouveau. Il ne vous reste qu'à renseigner le chemin vers votre fichier BaseFactOOor.odb, puis à valider (Fig. 3).
Vous pouvez ensuite accéder à la base de données depuis le tableur en cliquant sur le bouton Ouvrir BaseFactooor, qui se trouve dans le tableau de bord. Vous avez alors accès aux deux formulaires vous permettant d'insérer des données dans les tables : InsererClients et InsererProduits (Fig. 4). Ce sera d'ailleurs la première chose à faire avant d'établir vos premières factures.

Notez que, par défaut, la base de données comporte quelques enregistrements créés par l'équipe d'OpenOffice, à titre d'exemple. Ces données fictives peuvent être effacées en cliquant sur le bouton Réinitialiser BaseFactOOor qui se trouve en haut à gauche de la facture. La base de données sera immédiatement mise à zéro et vous pourrez y enregistrer vos propres données.

Ces formulaires prêts à l'emploi sont très simples à utiliser. Ouvrez le formulaire de votre choix (via un double clic), renseignez les différents champs, puis validez votre nouvelle entrée. Vous pouvez saisir autant de clients et produits que nécessaires (Fig. 5).
Par la suite, si certains de vos clients changent de coordonnées ou bien si vous décidez d'augmenter le prix d'un de vos produits, il vous est possible de modifier n'importe quel enregistrement de votre base de données en utilisant les formulaires ModifierClients et ModifierProduits. Appliquez alors les corrections éventuelles, puis validez vos modifications (Fig. 6).

Puis, au fur et à mesure que vous ajouterez de nouveaux clients et produits, il vous faudra cliquer sur le bouton Actualiser les menus Clients & Produits dans le tableau de bord afin de mettre à jour ces deux listes.
Le formulaire nommé ConsulterFacture vous permettra, quant à lui, d'accéder à la description des factures clients (Fig. 7, page précédent). Pour chacune, vous pourrez visualiser le montant, les dates d'émission, d'échéance et de règlement, ainsi que le détail des produits vendus (prix unitaire, quantité, taux TVA). De la même façon, les formulaires ConsulterAvoirs et ConsulterDevis permettent d'accéder à des tableaux récapitulatifs, détaillant tous les avoirs et devis émis par vos soins.

Établir une facture

Pour éditer une nouvelle facture, il vous suffira de vous déplacer de champ en champ dans le fichier FactOOor.ods, afin d'y insérer les informations adéquates. Tout d'abord, placez-vous dans les cellules Siret/Siren, puis Mobile, Bureau et Adresse (2 lignes sont prévues pour l'adresse) afin d'y inscrire toutes vos coordonnées, sans oublier l'adresse du siège social au pied du document. Celles-ci seront sauvegardées et vous n'aurez plus besoin de les préciser par la suite.
Placez-vous ensuite dans la cellule I11, destinée à recevoir le nom et l'adresse du destinataire. Il vous suffira d'aller cliquer sur la ligne de votre choix, dans le tableau des clients, sur la droite. Les coordonnées du destinataire sont automatiquement correctement positionnées.
Allez ensuite dans le tableau destiné à recevoir la liste des produits, dans la colonne Intitulé. Puis, comme pour les clients, il vous suffit de choisir l'un de vos produits dans la liste déroulante à droite pour que la ligne soit auto-complétée.

Si tous vos clients et/ou produits n'apparaissent pas dans la liste, cliquez sur le bouton Actualiser les menus Clients & Produits.

Enfin, il vous reste à compléter la quantité souhaitée de chaque article (colonne Q), puis à préciser un éventuel montant de remise. Suite à cela, le calcul des montants HT et TTC est automatiquement effectué et le résultat apparaît sur la facture (Fig. 8).
Lorsque vous avez saisi la liste des produits sur votre facture (ou devis), il vous reste à sélectionner (au bas de la page) :

• Le mode d'expédition (cellule E46) : par avion, par recommandé, La Poste, UPS, etc. Cette liste peut être agrandie et adaptée à vos besoins en ajoutant simplement une nouvelle entrée dans la liste. Elle sera proposée avec les autres choix par défaut lorsque vous éditerez la facture suivante.
• Le mode de paiement (cellule E49) : chèque, mandat, virement, paypal, etc. De même, vous pourrez inscrire des modes de paiement supplémentaires.
• La date d'échéance (cellule E52) : le destinataire devra s'acquitter de sa facture à 30 jours, à 90 jours ou à réception de la facture.

La touche finale : ajoutez votre logo ! Pour cela, rien de plus simple : votre logo doit être ancré à la première cellule du document (D2), tout comme le logo fictif proposé par les créateurs de FactOOor. Après avoir supprimé ce dernier, placez-vous dans la cellule D2, puis allez dans le menu Insérer -> Image -> À partir d'un fichier. Sélectionnez le logo de votre choix puis validez. Le logo de votre société apparaîtra désormais sur toutes vos factures !
Lorsque votre facture est prête, vous pouvez tout d'abord cliquer sur le bouton Aperçu, afin de générer un exemplaire de votre facture au format PDF ; ce dernier est automatiquement enregistré dans le même répertoire que le tableur et la base de données qui composent FactOOor.

Si, à ce moment, vous constatez que votre facture ne tient pas sur une seule page (par exemple, la mention du siège social se retrouve sur une seconde feuille), vous pouvez tout à fait " retoucher " la mise en page en supprimant certaines lignes du tableur qui composent la facture (notamment les lignes vierges au bas de la facture).

Enfin, il ne vous reste plus qu'à valider votre facture en cliquant sur le bouton Valider le document. Étant donné que vous ne pourrez dès lors plus modifier la facture en cours, le logiciel vous demande confirmation. Puis, la facture est ajoutée au gestionnaire de factures en attente.

Gestion des factures en attente et statistiques

Dans le deuxième onglet du facturier, vous trouverez deux autres outils bien pratiques (Fig. 9) :

• Un tableau vous permettant de gérer les factures en attente : lorsque vous validez une facture, celle-ci apparaît automatiquement dans ce tableau. Le moment venu, il vous faudra alors valider le paiement en ayant pris soin de renseigner le champ Date de règlement au préalable.

• La feuille de gestion des statistiques vous permet, quant à elle, d'accéder immédiatement au chiffre d'affaire (annuel, mensuel ou trimestriel), ainsi qu'au total de la TVA (19,6% et 5,5%).

Conclusion

L'utilisation de FactOOor nous a paru très facile. Le contenu des fichiers composant ce logiciel est suffisamment explicite pour une prise en main rapide. Beaucoup d'améliorations sont à venir, mais la version disponible actuellement est déjà tout à fait correcte pour une utilisation quotidienne. Il s'agit là d'un outil très prometteur...
Enfin, notons qu'il existe une version professionnelle de FactOOor, personnalisable et dotée de fonctionnalités plus avancées : base de données plus développée, plugins supplémentaires destinés à satisfaire des besoins spécifiques, etc.

Lien
Informations et téléchargement : http://www.forum-openoffice.org/?ressource