OpenOffice Writer permet de travailler à plusieurs sur un document. Il facilite ce travail en proposant un outil de révision. Celui-ci laisse apparentes toutes les modifications faites par chacun.

Gestion des modifications

Vous avez terminé de rédiger un rapport, vous désirez maintenant que quelqu'un (nous l'appellerons Florent) vous relise et apporte les modifications qu'il juge nécessaires. Voyons comment OpenOffice peut vous aider dans cette tâche.

Enregistrement et affichage des modifications

Le premier réflexe que devra avoir Florent dès l'ouverture de votre document sera d'enregistrer les modifications apportées par le menu Édition
->Modifications->Enregistrer. Puis, une fois ses modifications terminées, Florent enregistrera et fermera le document comme d'habitude.
Lorsque vous ouvrirez le document relu et corrigé par Florent, vous verrez les modifications apparaître en rouge (si l'affichage a été préalablement activé par le menu Édition->Modifications->Afficher). Vous pouvez alors constater que même les parties supprimées n'ont pas disparu de l'écran mais sont barrées en rouge. En survolant les modifications avec la souris, vous verrez apparaître une infobulle indiquant le type (inséré ou supprimé), l'auteur, la date et l'heure de la modification.

N.B. :Si plusieurs personnes révisent le même document, une couleur différente sera attribuée à chacun.

Acceptation ou rejet des modifications

Les modifications effectuées par Florent ne sont pas forcément pertinentes, vous pouvez évidemment les accepter ou les refuser grâce au menu Édition
->Modifications->Accepter ou rejeter...
Une fenêtre qui contient la liste des modifications effectuées apparaît. En cliquant sur une des lignes, la modification correspondante dans le texte est surlignée et vous pouvez soit l'accepter soit la refuser.
Si vous avez une entière confiance en Florent, vous cliquerez sur Tout accepter. Ainsi toutes les corrections en rouge seront acceptées et se fonderont avec le texte d'origine (réciproquement pour l'option Tout rejeter).
Outre l'onglet Liste, vous pourrez en remarquer un autre nommé Filtre. Ce filtre va être très utile quand plusieurs personnes révisent le même document. La liste des modifications est alors assez longue et presque illisible. Grâce à ce filtre, vous pourrez afficher seulement certaines modifications en fonction des critères suivants : date et heure des modifications, auteur, action (suppression ou insertion), ainsi que les commentaires.
Vous avez, en effet, la possibilité de saisir un commentaire pour chaque modification effectuée à l'aide du menu Édition->Modifications->Commentaire... Ces derniers seront visibles dans la liste des refus et acceptations.
Toutes les modifications sont consignées dans un historique. Cet historique n'est autre que le contenu affiché dans la fenêtre précédemment évoquée. Celui-ci peut-être protégé à l'aide du menu Édition->Modifications->Protéger l'historique... En activant cette protection, seules les personnes ayant le mot de passe pourront désactiver l'enregistrement des modifications et accéder à la fonction Accepter ou rejeter. Grâce à cette fonction, vous éviterez qu'un tiers puisse rejeter ou accepter les modifications faites par Florent avant vous.

Fig. 1 : Activation de l'enregistrement des modifications.
Fig. 2 : Modifications apportées par deux utilisateurs.

Comparaison ou fusion ?

Si Florent a oublié d'enregistrer les modifications comme indiqué dans la première partie, pas de panique ! Vous avez encore la possibilité de comparer le document révisé par Florent et votre document d'origine. Ainsi toutes les différences apparaîtront en rouge, les insertions sont les parties du texte d'origine qui n'apparaissent pas dans la version de Florent. A l'inverse, les parties du texte de la version de Florent qui n'apparaissent pas dans le texte d'origine sont considérées comme des suppressions. Pour ce faire, vous cliquerez sur le menu Édition->Comparer les documents, puis vous choisirez dans l'explorateur le fichier auquel vous souhaitez comparer votre texte d'origine. Et à partir de là, vous pouvez Accepter/Rejeter les différences.
Si plusieurs personnes travaillent en parallèle sur un même document et qu'elles n'ont pas oublié d'enregistrer les modifications apportées au document d'origine, on parlera de fusion des documents. Ainsi en utilisant le menu Édition->Modifications->Fusionner le document, vous choisissez dans la fenêtre le fichier à fusionner au vôtre.
Attention ! La fusion et/ou la comparaison des documents n'est pas accessible si au moins un de ces documents contient un index. De plus, s'il y a eu des modifications sur des champs, en-têtes, bas de page et cadre, celles-ci ne seront pas prises en compte.

Fig. 3 : Liste des modifications.
Fig. 4 : Gestion des versions.

Gestion des versions

Enregistrer une nouvelle version

OpenOffice Writer permet également de créer plusieurs versions au sein d'un même document. Ceci a l'intérêt de conserver des copies de son travail sans pour autant créer un nouveau fichier à chaque fois (en faisant Fichier->Enregistrer-sous). Pour cela, allez dans le menu Fichier->Versions... Une fenêtre apparaît dans laquelle vous pouvez enregistrer une nouvelle version (vous pourrez saisir un commentaire facultatif) et visualiser les versions déjà existantes. Sur ces dernières sont mentionnées : date et heure, auteur et commentaire.
Je vous conseille aussi de toujours cocher la case Toujours enregistrer une version lors de la fermeture. Ceci est en effet très pratique lorsque OpenOffice plante et que vous avez oublié de sauvegarder votre travail. Grâce à cette fonction, vous n'aurez plus besoin de toujours effectuer un enregistrement d'une nouvelle version (opération un peu fastidieuse).
Cette option ne fonctionne que si l'on ferme la fenêtre sans avoir enregistré préalablement.

Ouvrir une ancienne version

Depuis la fenêtre de contrôle accessible par le menu Fichier->Versions..., vous pouvez ouvrir une version existante qui apparaîtra en lecture seule dans une nouvelle fenêtre OpenOffice grâce au bouton Ouvrir (le bouton Afficher permet d'afficher le commentaire de la version). Vous avez aussi la possibilité d'afficher le commentaire de la version, de comparer la version actuelle à une autre version. Pour cela, il vous suffit de sélectionner la ligne de la version et de cliquer sur Comparer. Puis, vous pouvez Accepter/Rejeter les différences entre les versions.

La taille

Plus le nombre des versions enregistrées est grand, plus la taille du fichier est conséquente. Pour vous donner un exemple, cet article, sans avoir enregistré de versions, faisait environ 300 ko (images incluses). Après que deux versions de celui-ci aient été créées, sa taille avait triplé.
Note : Si vous souhaitez envoyer votre document à une tierce personne sans lui faire part de l'historique des modifications apportées, vous devrez soit tout accepter, soit tout modifier, soit éventuellement enregistrer le fichier sous un autre nom. En effet, l'historique et les versions sont liés au fichier et ne peuvent en être dissociés.

Conclusion

La révision des documents que propose OpenOffice Writer est assez complète. Elle permet un travail réellement efficace à plusieurs grâce à sa simplicité d'utilisation. On ne prend pas toujours le temps d'apprendre à se servir de ce genre de fonctionnalité. Pourtant une fois que vous y aurez goûté, vous ne pourrez plus vous en passer !
Merci à Florent et Cyril pour la révision de ce premier article.