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Les modèles vont permettre de conserver les styles créés au travers de la production quotidienne de documents. Il devient alors possible d'échanger des styles de modèles à documents ou de modèles à modèles. Vous vous constituez ainsi une véritable bibliothèque de modèles conçus pour tous les modules !

Enregistrer un modèle

Lors du dernier tutoriel sur les styles, nous avions créé un document complètement structuré à partir de styles de chapitre, de page, de caractères. Afin de ne pas perdre ce temps passé à créer des styles, nous allons enregistrer cette structuration dans un modèle.
Dans le menu Fichier, sélectionnez Modèle de document, puis Enregistrer.

Fig. 1 : Fenêtre d'enregistrement d'un modèle

Dans la fenêtre qui s'ouvre (Fig. 1), la catégorie Mes modèles est sélectionnée par défaut. Pour le moment, enregistrons le modèle dans cette catégorie. Nous verrons plus loin comment créer une catégorie et comment réorganiser ses modèles entre les catégories.
Saisissez un nom dans le cadre et appuyez sur OK. Votre nouveau modèle est enregistré et disponible !
Pour travailler à partir de celui-ci, il vous suffira alors de choisir dans le menu Fichier > Nouveau > Modèle de document. Un nouveau document vierge basé sur le modèle s'affichera.
Bien sûr, il est également possible d'enregistrer le modèle dans un autre fichier de votre choix en passant par le menu Fichier > Enregistrer sous... Là, si vous choisissez Modèle de texte OpenDocument dans le type de fichier, votre document s'enregistrera avec l'extension .ott, mais ne sera pas disponible directement dans la fenêtre des modèles. Nous verrons plus loin comment changer le chemin du fichier des modèles.

Modifier un modèle

Vous pouvez être amené à modifier un modèle existant, soit pour lui apporter des styles complémentaires ou encore modifier ceux qui existent.
Pour ce faire :

• Dans le menu Fichier, sélectionnez Modèles de document et Éditer.
• Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez la catégorie, puis le modèle à modifier.
• Le document ayant l'extension .ott s'ouvre et vous pouvez alors faire les modifications nécessaires.
• Une fois vos modifications terminées, enregistrez le document normalement, les modifications seront prises en compte.

Le modèle par défaut

Lorsque vous ouvrez un nouveau document texte par exemple, un document « Sans Nom 1 » s'ouvre, ce document est basé sur un modèle par défaut de OOo. Il se peut cependant que vous travailliez toujours avec le même type de document et que vous souhaitiez que ce soit votre propre modèle qui s'ouvre et non celui d’OOo.
Procédez ainsi pour déterminer votre modèle par défaut :

•  Dans le menu Fichier, sélectionnez Modèle de document, puis Gérer.
•  Dans la fenêtre qui s'ouvre (Fig. 2), sélectionnez la catégorie dans laquelle se trouve le modèle qui doit être celui par défaut.
•  Sélectionnez le modèle et faites un clic droit.
•  Dans le menu contextuel, sélectionnez Définir comme modèle par défaut.

 
Fig. 2 : Définir un modèle par défaut

Si vous ne souhaitez plus que ce modèle soit celui par défaut et revenir à celui d'OpenOffice.org, revenez dans la fenêtre de gestion des modèles et sélectionnez la catégorie contenant le modèle, puis effectuez un clic droit sur le nom du modèle. Enfin, sélectionnez Rétablir le modèle par défaut et Texte (Fig. 3).

Fig. 3 : Rétablir le modèle par défaut

Au fur et à mesure de vos travaux, vous allez disposer de plus en plus de modèles. S'il vous est facile au début de vous souvenir exactement du type de styles qu'ils contiennent, cela deviendra plus difficile avec le temps. D'autant plus si ces modèles sont partagés avec d'autres utilisateurs ou que la charte graphique de votre entreprise varie.
Nous vous conseillons donc de documenter vos modèles (Fig. 4), cela permettra à ceux qui doivent les utiliser de savoir très rapidement quel style doit être appliqué à quelle partie du document.

 
Fig. 4 : Documentation du modèle

Gestion des modèles

Nous venons d'utiliser plusieurs fois la fenêtre de gestion des modèles. Cette fenêtre va permettre non seulement d'organiser les différents modèles dans les catégories, mais également d'échanger des styles d'un document à l'autre, que ce soit un modèle ou non. Détaillons un peu tout ceci.

Créer des catégories

Rendons-nous dans la fenêtre de gestion des modèles par le menu Fichier > Modèle de document > Gérer.

1. Sélectionnez une catégorie et cliquez sur le bouton Commande (Fig. 5).
2. Dans le sous menu de ce bouton, sélectionnez Nouveau.
3. Une nouvelle catégorie s'insère dans la fenêtre, elle est en surbrillance afin que vous puissiez la nommer. Faites-le de suite, car il ne vous sera plus possible de la renommer par la suite.

Vous auriez pu également créer cette nouvelle catégorie en sélectionnant n'importe laquelle dans un premier temps et en appuyant sur la touche [Ins] de votre clavier. Les catégories se classent par ordre alphabétique, seule Mes Modèles reste en début de liste.

Fig. 5 : Création d'une nouvelle catégorie

Supprimer des catégories

De la même façon que vous les créez, vous pouvez les supprimer. Pour cela, sélectionnez la catégorie à supprimer, cliquez sur le bouton Commande et dans le sous-menu, choisissez Supprimer.
Encore une fois, vous pouvez également utiliser le raccourci clavier [Suppr] pour supprimer cette catégorie. Attention, les modèles qu'elle contient seront perdus ! Mais une fenêtre de dialogue vous demande confirmation de votre choix.

Déplacer des modèles

Nous allons déplacer le modèle que nous avions enregistré dans la catégorie Mes modèles vers la nouvelle catégorie que nous venons de créer (Fig. 6) : sélectionnez le modèle à déplacer, puis effectuez avec la souris un glisser/déposer de votre modèle dans la nouvelle catégorie. Le modèle est venu se placer dans le répertoire correspondant.

Fig. 6 : Déplacement du modèle

 Importer un modèle

Vous disposez d'un modèle, que l'on vous a envoyé par exemple, et que vous voudriez bien ranger dans l'une de vos catégories.

1. Dans la fenêtre de gestion des modèles (sous Fichier > Modèle de documents > Gérer), sélectionnez la catégorie dans laquelle vous souhaitez que le modèle soit importé.
2. Dans la fenêtre, cliquez sur le bouton Commande, puis sélectionnez l'option Importer.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, naviguez jusqu'au fichier contenant le modèle.
4. Cliquez sur le bouton OK.

Votre modèle apparaît maintenant sous la catégorie que vous aviez sélectionnée. De la même façon, vous pouvez exporter un modèle vers un autre répertoire.

Modifier le chemin des modèles

Par défaut, les modèles sont enregistrés dans le répertoire /home/<utilisateur>/.openoffice.org2/user/template. Vous pouvez choisir un autre chemin pour cet enregistrement.

1. Dans le menu Outils, sélectionnez Options.
2. Déployez le répertoire OpenOffice.org et sélectionnez Chemins.
3. En face de Modèles, sélectionnez le chemin et cliquez sur le bouton Éditer.
4. Dans la fenêtre qui s'ouvre (Fig. 7), le chemin existant apparaît. Il est précédé d'un bouton radio coché.
5. Cliquez sur le bouton Ajouter et naviguez jusqu'au répertoire où vous souhaitez stocker vos modèles.
6. Cliquez sur Sélectionner pour refermer cette fenêtre.
7. Il ne vous reste plus qu'à activer le bouton radio devant le nouveau chemin pour le rendre actif.

Fig. 7 : Modification du chemin du répertoire des modèles

Vous pouvez bien sûr réassigner le chemin par défaut en vous rendant à nouveau dans la fenêtre des chemins (en passant par le menu Outils > Options > OpenOffice.org) et, une fois Modèles sélectionné, en cliquant sur le bouton Par défaut de la fenêtre de dialogue. Cela rétablira le chemin par défaut vers le répertoire OpenOffice.org.

Gestion des styles

Vous pouvez échanger des styles d'un modèle à un autre, les copier ou les déplacer, ou encore d'un modèle vers un document.

 Déplacer des styles d'un modèle à l'autre

La procédure sera en fait la même pour un document et tout se passe à nouveau dans la fenêtre de gestion des modèles (Fig. 8).

Fig. 8 : Déplacement des styles

1. Double cliquez sur le répertoire contenant le modèle dont vous souhaitez copier les styles.
2. Double cliquez sur le modèle, une petite icône nommée Styles et comportant une croix verte apparaît. C'est en fait un répertoire contenant tous les styles de votre document.
3. Double cliquez sur ce répertoire pour en afficher le contenu, l'ensemble des styles contenus s'affiche, et des icônes identiques à celle de la fenêtre Style et Formatages indiquent s'il s'agit d'un style de paragraphe ou de caractère, de puces...
4. Dans la fenêtre de droite, dans la liste déroulante en bas, sélectionnez Modèle.
5. De la même façon, déployez les styles du modèle cible en double cliquant sur son nom, puis sur le répertoire Styles.
6. Dans la fenêtre de gauche, cliquez sur le style que vous souhaitez déplacer, puis effectuez un glisser/déposer vers le modèle cible dans la fenêtre de droite.

Cette opération déplace le style d'un modèle vers un autre, si vous souhaitez simplement copier le style, maintenez la touche [Ctrl] enfoncée lors du déplacement, le style sera alors copié d'un modèle à l'autre. Pour copier le style vers un document, il suffit d'afficher le document cible dans la fenêtre de droite à l'aide du menu déroulant situé en bas.

 Importer des styles directement dans un document

Vous pouvez également importer vos styles dans un document sans passer par la fenêtre de gestion des styles. Contrairement à la méthode précédente, vous ne pourrez importer un style, mais un ensemble, par exemple tous les styles de texte, ou tous les styles de pages.

1. Ouvrez un nouveau document.
2. Dans la fenêtre Style et Formatages, cliquez sur la dernière icône à droite. Elle contient en fait un sous-menu reconnaissable par la petite flèche à droite. Affichez ce sous-menu et sélectionnez l'option Charger les styles.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre (Fig. 9), vous reconnaissez les catégories de modèles que vous avez créées.
4. Sélectionnez la catégorie, puis le modèle dans la liste qui s'affiche dans la fenêtre de droite. Ce sont ses styles qui vont être importés.
5. Cochez ensuite les cases correspondant aux styles à copier dans le bas de la fenêtre. Attention, si vous choisissez de cocher Écraser, les styles portant le même nom déjà présents dans le document seront écrasés.
6. Lorsque vous avez coché toutes les options, cliquez sur Ok pour valider vos choix et refermez la fenêtre de dialogue.

Fig. 9 : Importation des styles dans un document

Les styles sont maintenant présents dans la fenêtre Style et Formatage, prêts à être utilisés !

Actualisation d'un modèle modifié

Imaginons que la charte graphique de votre société vient de changer et que les styles de Titre 1 sont maintenant en police Arial 10 avec un retrait de paragraphe, alors qu'ils étaient en Arial 14 sans retrait. Bien sûr, le modèle du document a été modifié avec ce nouveau style.
Que va-t-il se passer pour les anciens documents que vous allez rouvrir avec et qui ont été réalisés avec l'ancien modèle ? Comment garder une charte graphique cohérente pour tous les documents de la société ?
En fait, un document reste attaché à son modèle. Ainsi, dans les propriété du document, vous pouvez à tout moment savoir avec quel modèle il a été réalisé. Son nom apparaît en bas de la fenêtre de dialogue (Fig. 10).
À la prochaine ouverture du document, une fenêtre pop-up s'ouvrira vous indiquant que le modèle attaché au document a été modifié. Il vous sera alors demandé si vous souhaitez actualiser le document avec les nouveaux styles ou si vous souhaitez plutôt qu'il conserve ceux de l'ancien modèle.
Voilà, vous savez maintenant créer vos modèles, les organiser, les gérer et les appliquer à vos documents. Les modèles apportent une grande souplesse à la gestion des styles, ne vous en privez pas !

Fig. 10 : Modèle attaché au document