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Planner est une application Gnome, développée par Imendio 1 et destinée à la gestion de projets, autrement dit c'est un ERP (Enterprise Resource Planning). Riche en fonctionnalités, ce logiciel vous permettra d'élaborer rapidement vos plannings de travail : gestion des tâches, du personnel, etc. L'interface de Planner vous séduira sans aucun doute par son côté simple et intuitif...

Installation et première approche

Planner est un gestionnaire de projets destiné à l'environnement de bureau Gnome (menu Applications > Bureautique > Gestionnaire de projets). Il est sûrement packagé pour votre distribution (des paquets pré-compilés .deb et .rpm sont disponibles). Sinon vous trouverez les sources du logiciel ici http://ftp.gnome.org/pub/GNOME/sources/planner/0.13/.
Au lancement de Planner, vous constaterez que les quatre fonctionnalités principales sont directement accessibles via leurs icônes respectives dans le panneau à gauche. Vous êtes par défaut dans le premier mode : le diagramme de Gantt (vide pour le moment, bien entendu).

1 Voir http://www.imendio.com/
et http://developer.imendio.com/wiki/Main_Page

• Diagramme de Gantt
  Ce mode vous permet de visualiser le diagramme de Gantt de vos projets, ainsi qu'une vue abrégée de la liste des tâches. Rappelons qu'un diagramme de Gantt est un graphique qui représente toutes les tâches qui composent un projet, ainsi qu'une prévision de leur durée respective.

• Tâches
  Si vous cliquez sur Tâches, vous aurez une description très détaillée de chacune des tâches qui composent votre projet. (dates de début et de fin, durée, coût de revient, personnes qui sont chargées d'effectuer la tâche).
  Vous pourrez avoir un aperçu des dépendances entre les tâches, des contraintes éventuelles (à paramétrer via la fenêtre de dialogue des propriétés d'une tâche).

• Ressources
  Ce mode vous permet de lister vos ressources humaines et matérielles. Vous pourrez assigner à chacun un groupe de travail ainsi qu'un coût. Sans oublier les informations utiles comme le nom complet et l'adresse électronique de chaque membre du personnel.

• Utilisation des ressources
  C'est dans ce mode que vous pourrez gérer vos différentes ressources humaines et matérielles, en fonction des tâches. L'apparence de ce mode est quelque peu similaire au diagramme de Gantt, à la différence que ce graphique est organisé par ressource.

Un code couleur est utilisé ici pour la représentation graphique :

• vert : signifie que la ressource est libre, elle n'est affectée à aucune tâche.
• bleu : signifie que la ressource est soit partiellement soit totalement allouée à une tâche (le pourcentage d'allocation est indiqué).
• gris : signifie que la ressource est partiellement allouée à une tâche et qu’une autre ressource participe à la même tâche.
• rouge : signifie que la ressource est sur-allouée, ce qui signifie qu'elle est affectée à plusieurs tâches au même moment, à plus de 100% au total.

Mon premier planning

Surtout, sauvegardez régulièrement votre projet (aucune sauvegarde automatique régulière n'est prévue !).
Notez qu'en cas d'erreur pendant l'élaboration de votre planning vous disposez des boutons Annuler et Refaire dans la barre d'outils.

Les préférences du projet

Cette fenêtre de dialogue (menu Projet > Éditer les propriétés du projet) est essentielle pour la description de votre projet. Vous pouvez saisir un nom, une date de début, le nom du gestionnaire, puis celui de la société. Notez que vous pouvez également sélectionner une phase dans le menu déroulant. Les phases peuvent être créées via le menu Projet > Éditer les phases du projet. Il vous suffira de saisir simplement le nom des différentes phases.
Notez que vous pouvez également ajouter une propriété supplémentaire via l'onglet Personnalisé. Ainsi, vos projets pourront être caractérisés par un critère supplémentaire que vous aurez indiqué (niveau de priorité, enjeu financier, etc.).
Lorsque toutes les propriétés sont renseignées, fermez la fenêtre. Le nom de votre projet apparaît désormais dans la barre de titre de la fenêtre.

L'éditeur de calendrier

Un calendrier est affecté par défaut à chaque projet. L'éditeur de calendriers est accessible via le menu Projet. Il vous permet de définir les disponibilités des ressources selon les jours ouvrés et non ouvrés, tout en précisant les horaires habituels d'une journée de travail. Les jours non ouvrés apparaîtront en grisé dans le diagramme de Gantt. Le calendrier par défaut décrit un mois " standard ". Il considère déjà tous les week-ends comme jours non travaillés. En revanche, il vous sera sûrement nécessaire de changer les horaires de travail. Pour cela, cliquez sur le bouton Heures de Travail afin de modifier les horaires. Vous aurez à votre disposition 2 types de jours : Travail et Non travaillé.
Remarquez qu'il est tout à fait possible de créer d'autres types de jours, via le menu Projet. Par exemple, si le vendredi n'est travaillé que le matin, il faut affecter des horaires différents pour ce jour, donc il faut créer un nouveau type de jours, puis cliquez sur Heures de travail pour éditer les horaires. Puis, cliquez sur le bouton Semaine par défaut afin d'affecter à tous les vendredis le type vendredi nouvellement créé. N'oubliez pas de cliquer sur Appliquer pour enregistrer vos choix.
Il peut être également utile de créer un type Férié pour indiquer sur votre calendrier tous les jours fériés de l'année.

Cliquez à nouveau dans le menu Projet > Éditer les types de jour, puis créez un type Férié par exemple... Ensuite cliquez sur les jours concernés (1er mai, 8 mai, etc.) dans le petit calendrier et affectez-leur le type Férié grâce au petit menu déroulant (Attention ! N'oubliez pas de cliquer sur Appliquer à chaque fois pour que votre modification soit prise en compte).
Vous pouvez également créer un autre calendrier. Au choix :

• Votre nouveau calendrier peut dériver d'un autre calendrier. Il héritera donc des mêmes caractéristiques (définition d'une semaine, types de jours et horaires) et sera modifié automatiquement lorsque des modifications seront apportées au calendrier père.
• Votre nouveau calendrier peut être une copie d'un autre calendrier. Il héritera des mêmes caractéristiques, mais n'aura aucun lien de descendance avec l'autre calendrier. En d'autres termes, les modifications apportées au premier calendrier ne seront pas répercutées sur sa copie.
• Votre nouveau calendrier est vide. Il vous faudra tout redéfinir.

Édition des ressources

L'édition des ressources est très simple à réaliser. Il suffit d'aller dans le mode Ressources, puis de cliquer sur Insérer une ressource. Ensuite, il faut cliquer sur chaque ligne ou plutôt chaque champ pour l'éditer directement. Une petite astuce : pour un ajout multiple de ressources, cliquez dans le menu Actions > Insérer des Ressources.

Concernant les groupes, il vous faudra au préalable les créer en cliquant sur l'icône éditer les groupes qui se trouve dans la barre d'outils. Même procédure, il suffit de cliquer sur Ajouter puis de remplir les différents champs en cliquant sur la ligne. Vous pourrez créer autant de groupes de travail que nécessaire.

Création des tâches

Pour créer une tâche vous pouvez au choix :

• cliquer dans le menu Actions > Insérer une tâche ;
• cliquer sur l'icône correspondante de la barre d'outils ;
• effectuer un clic droit dans la fenêtre des tâches puis sélectionner Insérer une tâche dans le menu contextuel.

Le logiciel crée alors une nouvelle ligne dans la liste des tâches. Il faut maintenant éditer ses propriétés. Pour cela, effectuez un clic droit sur la ligne puis choisissez Éditer la tâche. La fenêtre d'édition des tâches comporte plusieurs onglets vous permettant de paramétrer en détail les différentes tâches de votre projet.

• Onglet Général :
  Vous devrez renseigner des informations essentielles comme la durée de la tâche et la date de début. Notez que la durée de la tâche peut être fixe ou non. Dans ce dernier cas, seule une estimation du nombre de jours de travail requis est demandée. Mais il n'y aura pas de contrainte de temps à respecter. Par conséquent, la modification de la charge des ressources entraînera la modification de la durée de la tâche.
  Faites bien la différence entre les champs Durée (qui correspond au temps de travail disponible selon vous, et que vous pouvez consacrer à l'exécution de la tâche) et Travail (qui correspond au temps nécessaire à la réalisation de la tâche).
  Notez que si vous cochez la case Milestone, la tâche sera considérée comme un événement important, connexe à toute l'évolution du projet, mais qui n'a pas de durée réelle et qui ne constitue pas une activité en soi. Une tâche de ce type apparaît sous forme de petit losange noir sur le diagramme.
  Le champ Schedule permet de préciser une contrainte de temps vis-à-vis de la date de début de tâche. Celle-ci peut ainsi prendre les valeurs dès que possible, pas plus tôt que le... et date fixe. Dans les deux derniers cas, il vous faudra préciser une date.
  Le champ Achèvement permet de préciser éventuellement l'avancement de la tâche (le pourcentage effectué). Quant au champ Priorité, il permet d'affecter un niveau de priorité à la tâche (mais ceci n'apparaîtra pas " visuellement " sur le diagramme, cette fonctionnalité n'étant pas encore mise en place. Ce dernier paramètre est donc purement informatif pour celui qui édite la tâche).

• Onglet Ressources :
  Il permet, vous l'aurez deviné, d'affecter la tâche à une ou plusieurs ressources. Remarquez que plus il y a de ressources pour une tâche, moins chacune des ressources est considérée comme occupée. Par exemple, pour la tâche Rédaction du Cahier des Charges, j'ai sélectionné trois personnes, chacune est donc occupée à 33% de son temps...

• Onglet Prédécesseurs :
  Il est fort utile également puisqu'il recense les tâches qui doivent être impérativement finies avant que la tâche qui est éditée ne puisse commencer. Plus précisément, lorsque vous ajoutez un prédécesseur, il vous faut choisir une des tâches parmi la liste déroulante, puis le type de relation entre les deux tâches. Prenons un exemple concret pour mieux comprendre cette étape : j'édite la tâche B. Celle-ci ne doit pas commencer avant que la tâche A ne soit terminée. J'entre le chiffre 2 dans le champ Retard, et je choisis Fin vers début comme type de relation. Cela signifie que la tâche B commencera 2 jours après que la tâche A sera terminée.
  Vous verrez plus loin que les relations entre tâches peuvent également être effectuées plus simplement en passant par le diagramme de Gantt.

• Enfin, le dernier onglet, Notes :
  Il permet d'ajouter un ou plusieurs commentaire(s) éventuels à propos de la tâche qui est éditée.
  Remarquez qu'il est possible de créer des sous-tâches pour chaque tâche, ce qui permet d'affecter une tâche bien définie à chaque personne.

Le diagramme de Gantt

Si vous vous placez en mode Diagramme, vous verrez à gauche la liste des tâches qui constituent le projet (si certaines comportent des sous-tâches, vous pourrez afficher ou masquer ces dernières en cliquant sur la petite flèche noire). Dans la zone principale, vous pourrez visualiser le calendrier et la représentation des différentes tâches par barres colorées. À chacune des barres sont associés les surnoms des ressources en charge de la tâche correspondante.

Dans ce mode, vous pouvez également créer des dépendances entre les tâches très simplement. Cliquez sur la barre représentant la tâche Prédécesseur, puis sans lâcher le bouton de la souris, glissez jusqu'à la barre de la tâche qui doit s'exécuter ensuite, et lâchez le bouton. Constatez qu'une flèche noire relie à présent vos deux tâches et que, si ce n'était pas déjà le cas, elles sont placées de façon à ce que la deuxième tâche succède immédiatement à son prédécesseur.
Pour annuler une relation à partir du diagramme, effectuez un clic droit sur l'une des deux tâches concernées, puis choisissez Délier la tâche dans le menu contextuel.
Dans ce diagramme, une option (dans le menu Affichage) vous permet de surligner (en rouge) la dernière tâche (temporellement parlant) du projet, ce que le logiciel considère comme " tâche critique ". Les tâches qui y sont reliées seront également surlignées de rouge.
Le mode Diagramme dispose également de fonctions de zoom très appréciables qui vous permettent d'obtenir à la fois une vue du projet dans son ensemble, ou alors de zoomer plus précisément sur chaque phase. L'échelle la plus petite que vous pouvez obtenir est celle des heures, et vous pouvez agrandir la vue jusqu'aux semestres sur plusieurs années. L'outil Zoom pour ajuster permet d'ajuster automatiquement la vue de manière à placer l'ensemble du projet dans la fenêtre de l'application.

Impression

Bien entendu, quand votre planning est terminé, vous avez la possibilité de l'imprimer. Vous pouvez au choix imprimer le diagramme de Gantt, la liste des ressources ou la liste des tâches (ou le tout !).

Parmi les options d'impression, vous avez également la possibilité de créer un fichier PDF à partir de votre planning, fichier que vous pourrez par exemple joindre à vos courriers électroniques.

Import/Export de votre projet

Nous avons ici créé un nouveau fichier, mais notez que vous pouvez importer un fichier Microsoft Project XML ou bien une base de données.
Le planning est enregistré automatiquement au format .planner, mais il est possible de l'exporter en HTML (menu Fichier > Exporter). Ce qui vous donne une page Web, très bien présentée, d'apparence sobre et agréable, que vous pourrez par exemple mettre à disposition des employés sur votre site Intranet. Cette page comporte le diagramme de Gantt, le tableau des ressources et la liste des tâches.
Enfin, il est possible d'enregistrer votre projet dans une base de données existante. Il vous faudra saisir les paramètres de connexion habituels (le nom du serveur, le nom de la base de données, ainsi que les nom et mot de passe utilisateur). Un fichier database-0.13.sql, prêt à être installé sur votre serveur, est à votre disposition dans le répertoire de l'application (en général /usr/share/planner/sql/). Il permet de générer les tables et champs qui vont constituer votre base de données.

Conclusion

Planner est un logiciel vraiment simple à prendre en main. Il convient parfaitement à ceux qui n'ont jamais manipulé d'outil de ce type. L'utilisateur est en effet totalement guidé d'une étape à l'autre, puisqu'il n'a qu'à remplir les différents champs au fur et à mesure de la conception de son diagramme. Les entrées des menus sont par ailleurs très explicites. Impossible de ne pas maîtriser ce logiciel après avoir fait le tour de toutes les options !
On lui reprochera peut-être l'affichage un peu maladroit du diagramme en vis-à-vis de la liste des tâches : les différentes barres sont légèrement décalées par rapport aux tâches qu'elles représentent (même remarque pour l'affichage de l'utilisation des ressources).

• Dernière version stable : 0.13 (Mars 2005)
  (une version est disponible pour MS Windows).

Lien
Site officiel : http://developer.imendio.com/wiki/Planner