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A travers ce tutoriel, nous allons voir quelques principes de calculs simples dans Calc et la mise en œuvre de fonctions courantes. Nous apprendrons donc à manier les formules et les formats et verrons que ces derniers peuvent nous aider dans nos calculs à travers des styles.

Les opérations

Calc est un tableur, il va donc nous permettre de réaliser des calculs simples ou complexes en utilisant soit des nombres, des références ou encore des plages de cellules et même des noms. Nous allons examiner tous ces types de calculs.

Calcul simple

Partons de l'exemple le plus simple, une addition de deux chiffres. Dans la première cellule de la feuille, saisissez le caractère = et 4 + 8. Le résultat du calcul s'inscrit instantanément dans la cellule lorsque vous appuyez sur la touche Entrée. Vous pouvez utiliser tous les signes arithmétiques habituels pour faire ce genre de calcul, à savoir +, -, /, *.

Calcul avec des références

Chaque cellule de la feuille est identifiée par sa référence, puisqu'elle se situe à l'intersection d'une colonne et d'une ligne. Ainsi, à la place de saisir un nombre, nous pourrions saisir des références de cellules (A1, B3, C2, etc.) 1, c'est ce que vous montre la figure 1.

1 Vous avez peut-être l'habitude d'une notation différente. En effet, certains tableurs utilisent les référencements de type L1C1. Dans le mode dit « L1C1 » (pour Ligne 1, Colonne 1), la cellule est repérée par le numéro de ligne précédé de la lettre L et le numéro de la colonne précédé de la lettre C. Celui-ci n'existe pas dans Calc. Il n'y a donc pas moyen de permuter d'un type à l'autre.
2 Notez dès à présent que Calc dispose d'une fonction d'auto-complétion qui vous évite d'avoir à ressaisir des mots qui sont déjà connus.

Regardons d'un peu plus près la figure 2. Vous voyez que la fonction utilisée a été identifiée. Il s'agit d'une somme. La grosse croix rouge vous permet d'annuler la formule que vous venez de saisir et la coche verte permet au contraire de la valider.

Remarque :
OpenOffice.org vous offre une aide visuelle pour vous repérer dans les calculs : la mise en évidence des valeurs. Dans le menu Affichage, sélectionnez Mise en évidence des valeurs. Que s'est-il passé ? Les nombres apparaissent en bleu et les formules apparaissent en vert. Un bon moyen pour repérer où se trouvent vos formules ! Sur le même principe, le texte (chaîne de caractères) contenu dans une cellule apparaîtra en noir.

Calcul avec des plages

Allons maintenant un peu plus loin dans nos calculs et utilisons des plages de cellules pour effectuer nos opérations.

1. Saisissez quelques nombres dans la colonne A ;
2. Dans la dernière cellule, saisissez = puis SO : le mot « Somme » apparaît 2, suivi de deux parenthèses ; appuyez sur Entrée, la formule s'inscrit. Vous n'avez plus qu'à la compléter comme suit :
3. Cliquez sur la cellule A1 et, sans relâcher le doigt, glissez jusqu'à la dernière cellule à additionner.
4. Relâchez le doigt et appuyez sur la touche Entrée, le résultat de l'addition de toutes les cellules s'affiche : nous venons d'additionner la plage de cellules de la colonne A.

Remarquez qu'un double point sépare la cellule A1 de la cellule A6. C'est ainsi que Calc sait qu'il s'agit de toutes les cellules comprises entre ces deux
références.
Additionnons maintenant deux plages disjointes (Fig. 3) :

1. Positionnez le curseur dans la cellule C6, puis, comme précédemment, entrez =SOMME() et sélectionnez la plage A1 à A6.
2. Saisissez maintenant un point virgule.
3. De la même façon que vous avez saisi la première plage, saisissez la plage B1 à B6.
4. Appuyez sur Entrée pour valider la formule et obtenir le résultat.

Fig. 3 : Addition de deux plages distinctes

Notez que le point virgule a servi à indiquer à Calc qu'il s'agissait de deux plages disjointes.

Références relatives et références absolues

Arrêtons-nous maintenant sur le référencement des cellules. Nous avons vu comment les identifier, mais il faut veiller à bien différencier les références relatives et les références absolues.
Une référence relative est une référence qui s'adapte automatiquement au déplacement de la cellule concernée. Ainsi, si nous copions la formule que nous avons écrite dans la cellule A7, vers la cellule B7, la formule se transformera en =SOMME(B1:B6). Cela permet donc de déplacer les formules très facilement pour qu'elles s'adaptent aux nouvelles références de cellules.
La référence absolue a l'effet inverse : elle référence une cellule précise de la feuille, quels que soient les déplacements effectués. C'est toujours cette cellule qui sera prise en compte. Pour noter une référence absolue, on la précède du symbole $. Ainsi, si je veux référencer la cellule A1, je l'écrirai $A$1. De la même manière, $A1 est la référence absolue de la colonne et A$1 est la référence absolue de la ligne.
Faisons une petite vérification : nous allons recopier la formule de la cellule A7, vers la cellule B7.

1. Cliquez sur la cellule A7 pour la sélectionner.
2. Une petite poignée sous forme de carré s'affiche en bas à droite : à partir de ce petit carré, effectuez un cliquer/glisser vers la cellule B7 et relâchez la souris.
3. La formule s'est recopiée et la somme des cellules 1 à 6 de la colonne B s'est affichée !

La formule inscrite est bien celle correspondant à la plage de cellules de la colonne B. Il s'agit donc bien de références relatives.
Une astuce pour passer rapidement d'une référence relative à une référence absolue : utilisez la combinaison de touches [Maj]+[F4]. En appuyant successivement sur cette combinaison, vous passez d'une référence de colonne et de ligne à une référence de colonne, puis à une référence de ligne jusqu'à revenir au point de départ.

Calcul avec des noms

Ne serait-il pas pratique de pouvoir utiliser les en-têtes des colonnes d'une table pour pouvoir faire des calculs ? Par exemple de pouvoir dire à Calc : multiplie « Vis » par « Quantité » et ajoute la « TVA » au total. Eh bien, c'est possible : Calc peut reconnaître les en-têtes des colonnes comme des étiquettes et peut donc les utiliser dans les calculs.

1. Dans la première ligne de la feuille, saisissez les intitulés suivants : Réf Vis, Quantité, Prix, Prix HT, TVA, Total ;
2. Entrez une référence ; si vous souhaitez saisir un numéro qui soit considéré comme du texte, saisissez une apostrophe avant le numéro (exemple '243) ; saisissez des valeurs dans les cellules Quantité et Prix.
3. Dans la colonne Prix HT, saisissez =Quantité*Prix et appuyez sur Entrée. Le calcul s'affiche automatiquement !
4. Vous trouvez que Prix est une étiquette pas assez parlante ? Changez son libellé en colonne C1 par Prix Unité. Constatez que la formule utilisant ce libellé s'est mise à jour automatiquement (Fig. 4) !

Fig. 4 : Calcul avec des noms

Dans notre exemple, les en-têtes de colonne se trouvent en haut de feuille. Calc n'a donc pas de mal à les repérer. Mais si votre table se trouve au milieu d'une feuille, il vous faudra définir les étiquettes de colonnes :

1. Saisissez une autre série d'étiquettes, comme vous l'avez fait pour les vis, à un endroit quelconque de votre feuille de calcul.
2. Sélectionnez l'ensemble des intitulés qui devront être reconnus comme étiquettes.
3. Dans le menu Insérer, sélectionnez Noms -> Étiquettes.
4. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez l'option Contient des étiquettes de colonnes.
5. Cliquez sur le bouton Ajouter, la référence de la plage s'ajoute alors sous la plage Colonnes (Fig. 5) ; les étiquettes sont maintenant reconnues pour vos futurs calculs.

 

Fig. 5 : Définition d'une plage d'étiquettes

Note : Attention à la façon dont vous nommez les en-têtes et étiquettes. S'il s'agit de mots composés, les apostrophes sont obligatoires. S'il y a une apostrophe dans le nom, comme dans « Code d'article », remplacez cette apostrophe par un /, exemple : « Code d/article ».

Les listes

Avant d'aller plus loin dans les calculs, nous allons nous pencher sur l'aide qu'offre Calc pour saisir les données. Ainsi, plusieurs types de remplissage automatique sont proposés.

Les listes de tri

Ce n'est pas très parlant au premier abord, mais un exemple éclairera très rapidement ce dont il s'agit :

1. Dans une cellule, écrivez lundi, appuyez sur Entrée.
2. Cliquez ensuite sur cette cellule pour la sélectionner : apparaît alors un petit carré dans le coin inférieur droit.
3. Cliquez sur le carré et, sans relâcher le doigt de la souris, glissez le curseur vers la droite.
4. Une infobulle s'affiche au fur et à mesure que vous glissez dans la feuille, indiquant les jours de la semaine suivant lundi.
5. Relâchez la souris lorsque vous arrivez à jeudi : les cellules sont automatiquement complétées par les jours de la semaine.

Bien sûr, cette auto-complétion marche dans tous les sens, que vous glissiez la souris vers le haut, le bas, la droite ou la gauche. Nous aurions pu faire la même chose pour les mois de l'année. Ces listes sont en fait préenregistrées dans Calc, sous Outils -> Options -> OpenOffice.org Calc -> Listes de tri. L'intérêt est donc de pouvoir ajouter des listes de données que vous utilisez régulièrement et qui serviront d'intitulés.
Pour ajouter une liste, cliquez sur le bouton Nouveau ; le curseur se positionne dans la seconde partie de la fenêtre. Saisissez alors la liste de mots en faisant un retour à la ligne (touche [Entrée]) après chaque mot. Enfin, cliquez sur le bouton Ajouter. La liste s'est inscrite dans la partie droite. Vous pouvez maintenant l'utiliser dans le classeur comme nous venons de le faire avec les jours de la semaine.

Fig. 6 : Création d'une liste de tri personnalisée

Notez en bas de cette fenêtre de dialogue, qu'il est possible de copier une liste de mots déjà saisie dans une plage de cellules : il suffit alors de sélectionner cette plage, puis, dans la fenêtre permettant de gérer les listes de tri, d'appuyer sur le bouton Copier.

Les séries

Continuons avec les listes que Calc est capable de reconnaître seul, à savoir les séries.

1. Saisissez le chiffre 2 dans une cellule.
2. Re-sélectionnez la cellule, puis glissez la souris vers la droite.
3. Une suite de chiffres s'inscrit dans les cellules, avec un pas de 1 par défaut.

Cette fois-ci, il ne s'agit pas d'une liste de tri mais d'une série préenregistrée dans Calc. Vous pouvez modifier le pas d'incrémentation de ces séries et travailler avec plusieurs types de listes de séries (arithmétique, géométrique ou dates).

1. Sélectionnez la plage de cellules contenant la série de chiffres précédente.
2. Dans le menu Éditer, sélectionnez Remplir -> Série.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre (Fig. 7), laissez les champs Direction et Type de la série à leur valeur par défaut.
4. Fixez par exemple, la Valeur initiale à 1, la Valeur finale à 20 et l'Incrément à 2. Puis cliquez sur OK.
5. La plage sélectionnée contient maintenant des nombres de 1 à 20, espacés d'un incrément de 2.

Fig. 7 : Paramétrage du type de série et du pas

Pour aller encore plus vite, vous pouvez utiliser le remplissage automatique. À nouveau, prenons un exemple :

1. Sur le même principe que précédemment, dans la case A1, saisissez Janvier, puis glissez avec la souris le long de la colonne jusqu'à compléter les 12 mois.
2. Dans les cellules B1 et B2, saisissez respectivement 3 et 6.
3. Dans les cellules C1 et C2, saisissez respectivement 2 et 4.
4. Sélectionnez ces 4 cellules (B1, B2, C1, C2) et double-cliquez sur la poignée de sélection au pied de la cellule C2.
5. Les cellules sont alors automatiquement complétées (Fig. 8), en regard des cellules A1 à A12, avec l'incrément indiqué dans les deux premières cellules, à savoir 3 de B1 à B2 et 2 de C1 à C2.

Fig. 8 : Remplissage automatique de séries

Les listes de sélection

Encore une liste bien pratique pour saisir rapidement des données répétitives :

1. Saisissez Pierre, Paul, puis Jacques dans trois cellules différentes d'une même colonne.
2. Cliquez sur une autre cellule de la colonne, puis effectuez un clic droit et sélectionnez Liste de sélection.
3. Une liste s'affiche vous permettant de sélectionner l'un des prénoms déjà saisis. Il suffit de le sélectionner pour qu'il s'inscrive dans la cellule sélectionnée.

Notez que cette liste n'est accessible que pour la colonne dans laquelle se situe le curseur.

Les styles

Les styles de cellule

Le style permet d'appliquer un formatage à la cellule, que ce soit au texte, au nombre ou encore à l'arrière-plan contenu dans la cellule. Ce formatage va avoir une incidence sur la façon dont Calc va traiter le contenu de la cellule. Par exemple, un formatage de texte ne sera pas pris en compte lors d'un calcul, ou encore, le calcul sera différent si la cellule est formatée en style monétaire ou en style de dates.
Pour afficher le gestionnaire de styles, cliquez dans le menu Format -> Styles et formatage ou cliquez sur l'icône de la barre d'outils, ou bien utilisez le raccourci clavier [F11]. Vous pouvez ancrer cette fenêtre en cliquant sur son en-tête et en maintenant la touche [Ctrl] enfoncée.
Constatez que certains styles de cellules sont prédéfinis. Nous vous conseillons de privilégier l'utilisation des styles plutôt que les formatages que vous pouvez appliquer ponctuellement grâce à la barre d'outils. Cela vous permettra de réutiliser vos formatages ultérieurement dans le classeur et garantira un meilleur export du document s'il doit se faire dans un autre format de fichier.

Application d'un style

Créons maintenant un style de format monétaire aux cellules.

1. Dans la fenêtre Styles et formatage, faites un clic droit sur le nom de style « Standard » et sélectionnez Nouveau.
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, donnez un nom à ce format ; nous l'appellerons « Monétaire ».
3. Cliquez sur l'onglet Nombres (Fig. 9) ; dans la zone Catégorie, sélectionnez Monétaire et dans la zone Format, le format d'affichage du nombre qui vous convient.
4. Sous l'onglet Police, sélectionnez la taille 10,5 par exemple.
5. Une fois terminé, appuyez sur Ok pour refermer la boîte de dialogue ; le style « Monétaire » est maintenant inscrit dans la liste des styles disponibles.

Fig. 9 : Création du style monétaire

Pour appliquer ce nouveau style, sélectionnez la plage de cellules devant recevoir le formatage, puis double-cliquez sur « Monétaire » dans la fenêtre Styles et formatage. La série de nombre est maintenant inscrite en euros, selon le formatage que vous avez défini.

Modification, suppression d'un style

Nous souhaitons que ces montants soient mis en évidence et allons ajouter une couleur en arrière-plan. Il nous faut donc modifier le style créé. Pour cela :

1. Effectuez un clic droit sur « Monétaire » dans le gestionnaire de styles, puis sélectionnez Modifier.
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur l'onglet Arrière-plan et sélectionnez une couleur en cliquant dans la palette.
3. Cliquez sur bouton Ok pour refermer la fenêtre de dialogue.

Constatez que la couleur s'est appliquée aux cellules formatées avec le style « Monétaire ».
Pour supprimer un style, effectuez un clic droit sur celui-ci dans la fenêtre Styles et Formatage et sélectionnez Supprimer. Si ce style est utilisé dans le document, c'est alors le style Standard qui le remplacera.

Style dans les formules

Vous pouvez utiliser les styles que vous avez définis dans vos formules. Faisons un essai avec le style que nous venons de définir, pour une cellule dans laquelle nous faisons l'addition d'une plage :

1. Saisissez une formule de somme comme expliqué plus haut.
2. Dans la formule, ajoutez la fonction +STYLE("Monétaire"), puis cliquez sur [Entrée].
3. Le résultat s'affiche tout en adoptant le format « Monétaire » (Fig. 10).

Fig. 10 : Utilisation de style dans les formules

 

Les styles conditionnels

Les styles conditionnels permettent d'appliquer un formatage selon certaines conditions dont vous déterminez les critères. Pour notre exemple, nous allons appliquer une couleur différente suivant les valeurs contenues dans une colonne. Nous commencerons donc par créer les styles de couleurs.

1. Créez un style de cellule « Bleu », « Vert », « Jaune » : faites un clic droit sur le style « Standard », puis choisissez Nouveau. Dans la fenêtre, nommez le style « Bleu » par exemple et sous l'onglet Arrière Plan, modifiez la couleur. Faites de même pour les deux autres styles.
2. Sélectionnez la plage de cellule à laquelle doit s'appliquer le style conditionnel.
3. Dans le menu Format, sélectionnez Formatage conditionnel.
4. Dans la fenêtre qui s'ouvre (Fig. 11), définissez votre première condition de la façon suivante (par exemple) : sélectionnez Valeur est inférieure à dans les menus déroulants, puis entrez 15 dans le champ de saisie. Dans la liste Style de cellule, sélectionnez le style « Bleu » que vous venez de créer.
5. Répétez la procédure en définissant deux autres conditions de valeurs (égale à, supérieure à, comprise entre, etc.) pour les deux autres styles de couleur.
6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Ok pour refermer la boîte de dialogue et validez le formatage. Les couleurs se sont appliquées aux cellules en fonction des conditions qui ont été définies (Fig. 12) !

Cette fonction peut devenir très puissante, puisqu’à la place de valeurs simples, vous pouvez indiquer des formules et sélectionner des plages de cellules cibles.

 

Fig. 11 : Paramétrage des conditions

Fig. 12 : Application des styles aux cellules suivant les conditions définies

 

Voilà, nous avons vu à travers ce didacticiel comment appliquer les premiers principes de calculs dans Calc en utilisant des formules, des noms ou encore des styles. Nous irons un peu plus loin une prochaine fois en étudiant les fonctions et des principes de calculs plus complexes.