GnuCash : la comptabilité pour toutes les bourses
Signature : | Mis en ligne le : 05/03/2013
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    Linux Pratique 67 :
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    Que votre petite entreprise connaisse la crise ou pas, vous aurez besoin de gérer votre comptabilité. Et le monde du logiciel libre vient à votre aide avec GnuCash [1], un logiciel de comptabilité gratuit, multiplateforme et complet.

    Oui, GnuCash est un logiciel aux multiples fonctionnalités. Ses détracteurs diront même qu'il en a trop et que sa prise en main est longue et fastidieuse, à la différence de certains logiciels de comptabilité personnelle tels que Grisbi. Cet article est là pour vous aider dans ce sens. Sans pour autant faire un cours de comptabilité, nous allons aborder les opérations courantes de GnuCash et aborder les fonctionnalités de comptabilité professionnelle qui font la force du logiciel. Cet article se base sur la version 2.4, disponible via un installateur sous Windows [2]http://www.gnucash.org/download.phtml et dans les dépôts pour les distributions les plus populaires (sous Debian vous aurez à activer les backports pour en profiter [3]http://backports-master.debian.org/).

    1. Prise en main

    1.1. Création de la hiérarchie de comptes

    Au premier lancement de GnuCash, passés le splash screen et l'astuce du jour, vous arrivez sur la fenêtre de bienvenue du logiciel. Nous partons de zéro, on clique donc sur Créer un nouvel ensemble de compte. L'assistant de création de hiérarchie de comptes va nous permettre de partir avec un ensemble de compte par défaut et nous éviter de créer les comptes un par un... On sélectionne la catégorie Comptes d'affaires, pour créer des comptes à usage professionnel. L'écran de configuration des comptes vous permet de renommer et d'affecter un solde initial à vos comptes ; ce sont les comptes actifs que vous aurez à renseigner d'un solde initial.


    Hiérarchie de comptes de base

    1.2. Première sauvegarde des données

    Selon la version utilisée de GnuCash, la fenêtre de sauvegarde devrait apparaître aussitôt. Si ce n'est pas le cas, utilisez le raccourci [Ctrl]+[Shift]+[S]. Selon si vous utilisez la version Windows ou la version Linux avec le support des bases de données, vous aurez plusieurs choix possibles pour le format de sauvegarde. Nous utiliserons XML, format utilisé par défaut par GnuCash. Choisissez un nom et un dossier de destination, puis enregistrez votre configuration.

    Dans le dossier de destination, vous devriez retrouver un fichier .gnucash ; c'est le fichier qui contient toutes vos données GnuCash. Au fur et à mesure de vos éditions et sauvegardes, vous aurez également des fichiers .gnucash.YYYYMMDDHHMMSS.gnucash, qui contiennent la totalité de vos données sauvegardées à la date YYYYMMDDHHMMSS. Pour rejouer une sauvegarde, renommez le fichier et ouvrez-le depuis GnuCash, via le menu Fichier.

    Les fichiers .gnucash.YYYYMMDDHHMMSS.log sont des journaux qui contiennent toutes les modifications que vous avez faites depuis la dernière sauvegarde ou ouverture de GnuCash. En cas de problème (crash du logiciel ou de votre machine...), vous pourrez rejouer les transactions non enregistrées depuis le menu Fichier > Import > Rejouer un fichier Gnucash.log.

    Les fichiers .LNK et .LCK, sont des verrous pour bloquer l'accès concurrentiel aux fichiers de données de GnuCash, créés à l'ouverture du logiciel et détruits à sa fermeture. On notera au passage la grosse limite du logiciel : il n'est pas orienté multi-utilisateurs. Quelque soit le backend employé, quelle que soit la base de données utilisée, un seul utilisateur peut accéder aux données à tout moment, en lecture comme en écriture.
    Le moyen le plus simple de partager GnuCash entre plusieurs postes et/ou plusieurs utilisateurs est encore d'enregistrer le répertoire de données sur un partage réseau. Si vous veniez à lancer GnuCash pour accéder aux fichiers de données déjà ouverts par une autre instance du logiciel, vous devriez voir apparaître un message d'avertissement. Cliquez alors sur Ouvrir quand même seulement après avoir quitté l'autre instance de GnuCash, ou bien vous pourriez corrompre votre jeu de données ! À noter que suite à un crash, vous pourriez faire face à cet avertissement en utilisation mono-utilisateur et mono-poste, car les fichiers .LNK et .LCK n'auront pas été effacés. Dans cette hypothèse, vous pouvez accepter et poursuivre sereinement l'ouverture du logiciel.

    1.3. L'interface

    L'interface de GnuCash est simple est intuitive. La barre de titre vous indique le fichier GnuCash utilisé. En dessous, l'habituelle barre de menus vous permet d'accéder à toutes les fonctionnalités du logiciel. Tout en bas, un résumé de l'état de vos comptes est affiché. Au centre, le panneau principal est basé sur un système d'onglets, vous permettant de naviguer facilement entre les différents comptes ou d'afficher la hiérarchie complète. Juste au-dessus, la barre d'outils contient les actions pouvant être effectuées sur l'onglet sélectionné, accessibles aussi par le menu contextuel via le clic droit de la souris. Vous pouvez paramétrer l'interface, ainsi que d'autres options de GnuCash, en utilisant le menu Éditions > Préférences.


    Fenêtre par défaut de GnuCash, avec la hiérarchie des comptes comme onglet ouvert par défaut.

    1.4. Quelques notions pour s'y retrouver

    Dans le panneau central, l'onglet Comptes contient la hiérarchie de vos comptes regroupée dans 5 comptes basiques, parents de tous les autres :

    • Actifs : ce que vous possédez (l'argent sur votre compte en banque,..) ;
    • Passifs : ce que vous devez (prêt,...) ;
    • Revenus : gains qui alimentent vos comptes (salaire,...) ;
    • Dépenses : diminuent vos comptes (achats,...) ;
    • Solde : la balance nette de vos comptes.

    Les comptes Actifs, Passif et Solde expriment simplement la valeur de ce que vous possédez ou devez. Ce sont les comptes Revenus et Dépenses qui vont réellement faire évoluer ces comptes. Sachant que votre comptabilité vérifie à tout moment l'équation : Actifs - Passifs = Solde + (Revenus - Dépenses).

    Cette équation doit toujours être balancée, ce qui signifie que pour chaque transaction, au moins deux comptes seront concernés. C'est le principe de comptabilité en partie double à laquelle adhère GnuCash. L'évolution d'un compte entraîne l'évolution d'un compte de l'autre côté de l'équation. Ce double enregistrement d'une transaction permet de relever plus facilement des erreurs de comptabilité lors du calcul des comptes. Nous allons voir en pratique ces concepts dans les points suivants.

    1.5. Opération sur les comptes

    Lorsque vous créez un compte, le plus important est de bien choisir son type, qui conditionne la façon dont GnuCash va paramétrer le compte par défaut. Selon le compte parent utilisé, vous pourrez choisir un type de compte en particulier. Je vous renvoie vers le chapitre dédié du manuel d'aide de GnuCash [4]http://code.gnucash.org/docs/help/setup-accounts.html, qui liste les différents types de compte et les utilisations possibles en détail. Pour l'heure, nous resterons simples avec la création d'un compte de type " Revenus ", ayant pour compte parent " Revenus ". Si vous voulez attribuer un solde initial au compte créé, utilisez l'onglet du même nom. Vous pouvez supprimer ou modifier un compte existant bien sûr, via un clic droit sur celui-ci.

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