Retrouvez cet article dans : Linux Pratique 40

Kinvoice est un logiciel sous licence GPL, développé par la société française Hexysoft [1]. Ce logiciel de devis et facturation vous permettra entre autres de gérer vos produits et stocks, vos clients et l'archivage des factures. On appréciera particulièrement la simplicité de l'outil et son interface très facile à prendre en main... 1 Site officiel d'Hexysoft : http://www.hexysoft.fr

Présentation

Kinvoice est un logiciel développé en C++, basé sur la bibliothèque graphique Qt. Il est disponible sous la forme d'un fichier exécutable pour GNU/Linux et Windows. Après avoir téléchargé ce binaire, rendez-le exécutable, puis lancez-le. L'interface est des plus intuitives. Divisée en 5 onglets (Utilisateur, Articles, Clients, Facture, Archives), chacun étant dédié à une fonctionnalité bien spécifique du logiciel, elle vous permettra de gérer agréablement votre marchandise et la liste de vos clients. Rendez-vous tout d'abord dans l'onglet Utilisateur ; c'est là que vous pourrez personnaliser l'en-tête de vos factures, en y insérant le logo et les coordonnées de votre entreprise (Fig. 1). Par défaut, c'est le logo de l'éditeur du logiciel qui est mis en place ; cliquez sur le bouton Changer de logo pour naviguer sur votre système de fichiers afin de sélectionner votre logo. Pour enregistrer votre fichier, rendez-vous dans le menu File -> Save as... Vos données seront enregistrées dans le format spécifique .kiv.

Gestion de la marchandise

L'onglet Articles (qu'il aurait peut-être été plus judicieux de nommer " Produits ") est consacré à la gestion de vos produits (Fig. 2). La fenêtre est divisée en deux zones : Catégories et Articles. Les catégories sont destinées à classifier vos différents produits. À droite de la fenêtre, vous disposez des boutons d'actions Nouveau, Éditer, Supprimer, qui vous permettront respectivement de créer, de modifier et de supprimer une catégorie ou un article. Il est préférable de créer les catégories avant d'ajouter des articles, car ces derniers seront assignés à l'une ou l'autre catégorie lors de leur création. Vous pouvez créer autant de catégories que nécessaire. L'ajout des articles est ensuite tout à fait standard : il suffit de compléter un formulaire en renseignant la référence, la désignation du produit, le prix, etc. Il vous est également demandé de renseigner le stock de départ dudit produit ; ainsi, lors de l'établissement des factures, vos stocks seront automatiquement mis à jour. Lorsque tout votre stock est saisi, il vous suffira de sélectionner l'une des catégories en haut de la fenêtre, pour voir s'afficher la liste des produits correspondants en bas.

Gestion des clients

Rendez-vous à présent dans l'onglet Clients (Fig. 3). Comme pour la gestion de votre stock, vous disposerez de boutons d'actions Ajouter, Éditer, Supprimer (sous forme d'icônes) pour gérer la liste de vos clients. Un double-clic sur l'une des lignes du tableau permettra d'afficher directement le formulaire correspondant afin d'y effectuer une modification. À droite de la fenêtre se trouve une zone de recherche qui vous permet de trouver rapidement l'un de vos clients dans la liste. Il vous suffira de saisir une chaîne de caractères, puis de rechercher dans l'un ou l'autre des champs descriptifs. Le bouton vert sert à ré-afficher la liste complète des clients après une recherche.

Facturation et archivage

La gestion des factures est la fonctionnalité la plus aboutie du logiciel (Fig. 4). Tout d'abord, en haut de la fenêtre, il vous faut sélectionner les articles à facturer ainsi que leur quantité, puis le client auquel est destiné la facture. Pour chaque article sélectionné, il vous faudra cliquer sur le bouton en forme de coche verte pour valider votre choix et l'inclure dans la facture. Pour désigner un client, commencer à saisir son nom ou prénom dans le champ prévu à cet effet. La liste des clients, dont le nom contient la chaîne de caractères que vous avez saisie, apparaît alors à l'écran. Il ne vous reste plus qu'à double-cliquer sur le client concerné ; ses coordonnées s'affichent alors dans la zone de droite. La zone Achats liste les articles qui seront facturés au client. Vous pouvez ajouter manuellement un nouvel article en cliquant sur l'icône , ou supprimer un article de la liste en cliquant sur . Renseignez enfin la date de la facture, sa référence (NdR : un bouton est situé ici, mais n'était pas fonctionnel lors de nos tests...) et le mode de paiement choisi par le client (CB, chèque, espèce ou autre ; il aurait été d'ailleurs judicieux de proposer également le choix " Virement "...). En bas à droite, dans la zone Résultats, vous pouvez visualiser le montant total HT et TTC de la facture en cours. Les quatre boutons qui se trouvent au pied de la zone Achats (Fig. 5) permettent respectivement de créer une nouvelle facture, de supprimer la facture en cours, d'imprimer la facture ou d'enregistrer la facture (attention, ces deux dernières fonctionnalités ne sont disponibles que lorsque tous les champs de l'onglet sont renseignés).

Lors de l'enregistrement, le logiciel vous demande si vous souhaitez comptabiliser les articles vendus (ce qui permettra la mise à jour automatique de votre stock). Votre facture est enregistrée sous le nom de sa référence. Toutes les factures enregistrées sont listées dans l'onglet suivant, Archives.

 

Remarque : malgré l'enregistrement de notre fichier avant fermeture de l'application, nos données semblent avoir été mal sauvegardées. En effet, seul le contenu de l'onglet Utilisateur semble avoir été sauvegardé, mais aucune trace des produits et des clients précédemment saisis ne demeure (encore moins de la facture que nous venions d'éditer !). Enfin, la fenêtre de dialogue pour l'impression (Fig. 5) propose les options habituelles (couleurs/N&B, format du papier, choix des pages). Le résultat obtenu est on ne peut plus épuré (Fig. 6). On aurait quand même apprécié que figure la devise utilisée...

Notre avis...

Kinvoice est tout à fait adapté à de petites structures (TPE), qui proposent un éventail réduit de produits ou services. D'autant plus qu'il est vraiment facile à utiliser et que l'on maîtrise très vite son fonctionnement. En revanche, il nous semble que ce logiciel contient encore quelques imperfections, qui ne feront pas de lui un outil de choix pour les plus grosses structures. En effet, plusieurs points pourraient être améliorés :

• Pas de prix TTC ni de devise dans l'onglet de gestion des produits.
• Les champs à renseigner pour la saisie des articles ne sont pas personnalisables (or, cela permettrait à chacun d'adapter son formulaire en fonction des produits/services qu'il propose).
• Le formulaire de gestion des clients ne différencie pas la personne physique de son entreprise.
• Il n'y a pas de lien direct avec le client de messagerie, alors qu'un champ e-mail est prévu pour la saisie des clients.
• La sélection du client lors de la facturation n'est pas des plus intuitives ; on aurait préféré un menu déroulant par exemple.
• On aurait apprécié de trouver, dans l'onglet Archives, une fonctionnalité permettant de contrôler le paiement des factures (de simples cases à cocher auraient pu faire l'affaire par exemple).
• Enfin, le modèle de facturation est fixe, impossible de modifier la mise en page.

Bien entendu, Kinvoice étant diffusé sous licence GPL, rien ne vous empêche de l'adapter à vos besoins si vous disposez des bases nécessaires en programmation ! Par ailleurs, selon son développeur, Kinvoice n'est plus en développement, le projet attend donc d'être repris en main... avis aux amateurs !

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