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Toutateam est un fork de PHProjekt, édité par la société française Alternetic 1. Il permet à plusieurs utilisateurs de gérer et de partager avec leurs collaborateurs les informations essentielles à leur travail quotidien (fichiers, contacts, rendez-vous, tâches à accomplir, etc.). Ils pourront également communiquer directement via courriels, forum, messagerie électronique et Wiki. Le tout à l'aide d'un simple navigateur Web !
 Installation simple et automatique
Pour utiliser Toutateam, vous devrez disposer d'un serveur Web avec support de PHP4 ou PHP5, ainsi que d'une base de données MySQL. Récupérez l'archive de l'application depuis le site officiel (un lien de téléchargement vous est proposé sur la page d'accueil). Créez un répertoire toutateam/ à la racine de votre serveur Web, puis décompressez-y l'archive que vous venez de récupérer. À ce jour, il s'agit de la version 1.5.1.
Ouvrez votre navigateur Web et pointez l'URL http://www.votre-site.com/toutateam/setup.php afin de lancer l'installation automatique.
Si vous obtenez le message suivant :
Alert: Cannot create file 'config.inc.php'!
The webserver needs the permission to write the file config.inc.php in the Toutateam root directory.
Vous devez modifier les droits d'accès aux fichiers de l'application (votre serveur Web doit pouvoir y écrire ; pour que votre gestionnaire de travail collaboratif fonctionne correctement, le serveur doit posséder les droits d'écriture sur les répertoires upload/ et chat/).
Lorsque les droits sont modifiés, rechargez la page.
- Première étape : sélectionnez " Première installation ", puis langue " Français " ;
- Paramétrage de la base de données : saisissez le nom du serveur Web, login et mot de passe de connexion à la base, le nom de la base ;
- Paramétrer les modules : ici vous devez sélectionner les modules que vous souhaitez utiliser. Les choix par défaut correspondent tout à fait aux besoins d'une équipe de projets. De toute façon, les choix effectués ici pourront être modifiés par la suite.
- Paramétrage système et préférences d'affichage (Fig. 1) : paramétrage de la connexion et de la gestion des mots de passe. Saisissez un nouveau mot de passe pour root (qui est " root " par défaut). Remarquez qu'il vous faudra placer le logo de votre société dans le dossier
toutateam/logos/, puis précisez dans ce formulaire le chemin d'accès à ce logo (format PNG, JPG ou GIF, résolution 87x60). De même, renseignez l'URL de votre société. - Finalisation de l'installation : le système vous informe que le groupe " demo " a été créé ; de même, deux utilisateurs sont créés par défaut : " root " (qui aura tous les privilèges d'administration) et " test " (qui vous permettra d'agir en tant qu'utilisateur normal, avec restrictions d'accès).
Fig. 1 : L'installation de Toutateam s'effectue très simplement via votre navigateur Web.
À présent, connectez-vous à l'interface d'administration à l'adresse : http://www.votre-site.com/toutateam/index.php afin de découvrir votre nouvel outil...
L'interface utilisateur
L'interface est plutôt sobre et élégante (Fig. 2). Les différents modules sont regroupés par défaut, dans une barre de navigation en haut de la fenêtre, ce qui rend l'application tout à fait ergonomique. Vous trouverez ici tous les outils nécessaires à la gestion et l'alimentation d'un portail collaboratif : un agenda partagé, un éditeur de texte pour la diffusion d'articles divers, un carnet d'adresses, un forum, un gestionnaire de fichiers, un gestionnaire de projets, etc.
Les parties gauche et droite sont destinées à l'affichage d'évènements ou d'autres données spécifiques comme les projets en cours, les favoris, des notes, les derniers messages du forum (si le module forum a été activé lors de l'installation), etc.
Chaque bouton de la barre de navigation correspond à l'un des modules de votre portail. Vous trouverez également un bouton ? permettant d'accéder à l'aide utilisateur. À noter également que, dans chaque section, se trouve un lien en haut de l'interface (dont le label est le titre de la section) qui vous permet d'accéder à quelques explications sur l'utilisation
du module.
La section Administration
Le dernier bouton de la barre de navigation, Admin, vous permettra de gérer et de configurer votre outil de travail. Cette section n'est bien sûr accessible qu'à l'utilisateur disposant des droits d'administration
sur l'application.
C'est ici que l'administrateur du portail collaboratif pourra gérer les différents utilisateurs (ajout/suppression) et les privilèges de chacun. Il existe trois statuts différents pour les utilisateurs : un membre de type " utilisateur " peut par exemple visualiser les évènements des autres membres, mais sans pouvoir accéder aux textes associés. Le type " chef " peut accéder aux textes et peut créer des statistiques des projets. Enfin, " l'administrateur " a tous les droits.
Personnaliser votre outil
Pour faciliter l’appropriation de Toutateam par les utilisateurs, ces derniers ont la possibilité de personnaliser leur interface. Pour cela, il faut se rendre dans la section Options, qui permet de paramétrer l'application selon ses envies et ses besoins (Fig. 3).
Ainsi, vous pourrez définir les préférences générales de l'application (langue, préférences d'affichage, etc.), choisir l'un des thèmes proposés (pour exemple, les captures d'écran qui illustrent cet article vous donnent un aperçu des thèmes default et standard), définir la position de chaque module sur la page d'accueil et fixer divers paramètres pour chacun des modules activés (préférences pour l'Agenda, pour le forum, pour la gestion des contacts, etc.). L'option Mot de Passe permet, quant à elle, de modifier et de redéfinir votre mot de passe.
C'est également dans la section Options que vous pourrez activer la synchronisation des données avec les PDA (Palm) et Outlook (ou Outlook Express).
La gestion de projets
Comme précisé plus haut, les projets en cours peuvent être affichés sur la page d'accueil, accompagnés de leur deadline et de leur taux d'avancement.
La section Projets, quant à elle, présente, sous forme d'un tableau, la totalité des projets en cours, à venir ou achevés. Pour définir un nouveau projet, cliquez simplement sur le bouton Nouveau ; dans le formulaire qui s'affiche alors, vous aurez à renseigner le nom du projet, les dates de début et de fin, les collaborateurs au projet, le coût horaire, préciser s'il doit être visible par tout le groupe de travail ou simplement par le chef du groupe, etc.
Remarquez que vous pouvez également visualiser les statistiques liées à chaque projet (qui permettent d'analyser le temps passé sur un projet) ou afficher un échéancier présentant tout ou partie des projets.
Agenda et gestion du temps
L'affichage de l'agenda (section Agenda) est totalement personnalisable : jour, semaine, mois, ou toute autre plage temporelle définie par l'utilisateur (Fig. 4). Comme beaucoup d'applications de ce genre, vous pourrez consigner dans cet agenda les évènements à venir (ajout rapide ou détaillé, via un formulaire)(Fig. 5).
À chaque connexion, un pense-bête (option activée par défaut) s'affiche à l'écran pour vous permettre de visualiser en un clin d’œil tous les évènements et rendez-vous de la journée. Tous les quarts d'heure, ce pense-bête contrôle si des changements sont survenus dans votre planning et, le cas échéant, se met automatiquement à jour. En outre, une alerte est déclenchée quinze minutes avant un rendez-vous.
La section Temps est réservée, quant à elle, à la planification et à l'assignation des tâches composant un projet. Elle est donc étroitement liée à la section Projets (il est évidemment nécessaire de définir des projets avant de pouvoir les planifier...).
L'édition des articles
Pour éditer et publier des articles sur la page d'accueil, et mettre ainsi à disposition de vos collaborateurs diverses informations et actualités, vous aurez à votre disposition un éditeur WYSIWYG, qui vous permettra de mettre en forme facilement votre texte grâce aux outils habituels : gras, italique, souligné, couleurs, famille et taille de police, etc. (Fig. 6). Vous aurez par ailleurs la possibilité d'insérer une image ou une liste à puces.
Vous pourrez définir pour chaque article s'il doit être visible par tous ou seulement par un groupe précis d'utilisateurs. Les articles sont classés dans diverses catégories (créées par vos soins). Ils peuvent être modifiés voire supprimés par leur auteur ou bien par l'administrateur du site.
Communiquez avec vos collaborateurs
Pour favoriser la cohésion et la communication des différents groupes de travail, Toutateam intègre un Wiki, un forum et une messagerie instantanée. Bien entendu, les utilisateurs auront également la possibilité de communiquer par e-mail.
Le Wiki s'utilise de la même façon que les outils du genre. Il faudra simplement vous familiariser avec la syntaxe Wiki. Il s'agit de Titiwiki (http://titiwiki.toutateam.com/titiwiki.php [fr]), développé dans un premier temps pour être intégré à Toutateam, mais qui existe aussi indépendamment de l'application.
L'utilisation de la messagerie instantanée (protocole Jabber) nécessite que vous renseigniez au préalable vos paramètres de connexion dans la section Options.
La section Contacts fait office de carnet d'adresses détaillé. Pour chaque nouveau contact, vous devrez renseigner un formulaire standard (Fig. 7). Notons enfin qu'il est possible d'importer ici une liste de contacts au format vCard, CSV ou encore depuis Outlook et Outlook Express.
Notre avis...
Toutateam est un groupware très complet, d'autant plus qu'il est très simple d'y intégrer des applications Web supplémentaires en cas de besoin (qui apparaissent alors sous forme d'un nouveau module dans la barre de navigation). Il peut s'agir, par exemple, d'une fonctionnalité spécifique répondant aux besoins de votre entreprise, ou d'un autre site web auquel vous souhaitez accéder facilement depuis Toutateam.
L'outil est assez simple à prendre en main, bien que la multitude des liens, boutons et formulaires à remplir dans chaque module peut être quelque peu déstabilisante pour l'utilisateur débutant qui peut se perdre parmi tant de possibilités. Néanmoins, on s'y habitue très vite. En outre, son fonctionnement, basé sur les groupes de travail, n'est pas des plus intuitifs, car il faut gérer en plus l'accès aux informations par les autres groupes.
On notera par ailleurs que Toutateam est basé sur des cadres (frames), ce qui n’est pas vraiment conseillé pour structurer un site Web... Diviser ainsi la fenêtre du navigateur en plusieurs parties indépendantes présente pas mal d'inconvénients (problèmes d'affichage, d'indexation, d'accessibilité, d'impression, etc.). Cela dit, ces inconvénients concernent surtout les sites Web " grand public ", et il est compréhensible que cette méthode soit employée pour un groupware, car les frames facilitent l'intégration d'outils tiers.
Pour vous faire une première opinion avant d'installer Toutateam, sachez qu'une version de démonstration est accessible depuis le site officiel. Vous pourrez ainsi apprécier par vous-même l'apparence et les diverses fonctionnalités de l'outil (et ce, en tant qu'administrateur ou simple utilisateur).
Pour finir, en cas de problème lors de l'installation et de l'utilisation de Toutateam, n'hésitez pas à consulter le forum dédié aux utilisateurs, accessible depuis le site officiel de l'application.
- Dernière version : Toutateam 1.51 (juin 2006)
